Resolução 21/2012 do COAF tem por objetivo estabelecer normas de prevenção à lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo. Para tanto, determina procedimentos e controles que devem ser providenciados pelas empresas de fomento mercantil para combater esses crimes.
Não são apenas as factorings que são obrigadas a prestar contas ao COAF. Contadores, gestores financeiros e outros profissionais que têm acesso a informações que podem auxiliar no combate a crimes de lavagem de dinheiro também são solicitados a prestar contas. Os procedimentos e controles destas entidades e profissionais devem considerar:
1. Identificação adequada dos clientes e demais envolvidos em qualquer operação:
A factoring deve ter mecanismos que permitam a correta e completa identificação de todos os envolvidos em qualquer operação de fomento mercantil, visando analisar clientes de risco e beneficiários finais das transações.
2. Conhecimento do propósito e natureza das relações de negócios
A factoring deve também criar formas de identificar o propósito e natureza das relações comerciais às quais está vinculada, a fim de chancelar as operações de compra e venda de recebíveis e garantir a idoneidade das transações.
3.Identificação do beneficiário final das transações
Outro mecanismo que deve ser desenvolvido pela factoring é o de identificação do beneficiário final de qualquer transação, garantindo que os valores transacionados não sejam destinados a empresas fantasmas e financiadores do terrorismo.
4. Segurança da informação
As factotings também estão obrigadas a zelar pela segurança da informação, investindo em tecnologias que permitam proteção dos dados de clientes e evitem riscos como invasões, hackeamento de sistemas e outras formas de roubo de dados.
5. Análise de perfis de risco
Cabe à factoring também realizar a análise de risco de cada operação, categorizando adequadamente os envolvidos em cada transação segundo os critérios estabelecidos em relação a jurisdição de empresas e demais envolvidos.
6. Registro de procedimentos
Todas as normas e procedimentos criados pela factoring devem ser registrados e chancelados pela autoridade maior, com o objetivo de fiscalização e conscientização interna a respeito das melhores prática de combate à lavagem de dinheiro.
7. Treinamento de funcionários
Para garantir total segurança em todas as transações, as factorings devem manter suas equipes informadas e treinadas à respeito das práticas de combate a crimes relacionados à fraude e lavagem de dinheiro.
8. Monitoramento constante
Todas as atividades desenvolvidas pelos funcionários da factoring devem ser monitoradas e auditadas para evitar qualquer tipo de desvio interno e também para fins de aprimoramento contínuo dos processos de combate a crimes ligados a este tipo de atividade.
9. Cadastro de clientes atualizado
As factorings também ficam obrigadas a manter registro atualizado e completo de todos os clientes, bem como de demais envolvidos em cada operação para fins de comprovação mediante qualquer solicitação por parte do COAF.
10 Registro de operações
Todas as operações de fomento mercantil devem ser devidamente registradas e armazenadas pelas factorings, a fim de fiscalização.
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COAF - Inforfactoring 102
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