Guía de aplicación de Programa de Scout Panamá COMO DIRIGIR UNA UNIDAD SCOUT v3.2 | Page 164

La Solicitud, es un documento dirigido a instituciones oficiales en el cual hace una petición, cuando
corresponde al Equipo de Dirigentes elaborar alguna solicitud siempre existirá una coordinación con
el Consejo de Grupo, y ante la oficina nacional para la expedición del correspondiente recibo de
donación deducible de impuestos.
Las personas pueden que no conozcan las características propias del Movimiento Scout o de la
actividad a la que se hace referencia, no olvidemos entonces las explicaciones a los conceptos
nuevos que insertemos en nuestros pedidos.
El Archivo de Correspondencia (Comunicaciones)
Con el tiempo las distintas comunicaciones según su origen, deben ser debidamente compaginadas,
y archivadas en fólderes rotulados como le corresponde, al inicio de actividades de la unidad sería
necesario un fólder delgado, conforme se tenga más documentación será preciso disponer de un
archivador.
C. De los Recursos Financieros
El hecho que el movimiento scout, sea una organización sin fines de lucro, no significa que deba
desentenderse de las funciones financieras, por lo que debe existir un fuerte convencimiento de que
el orden en los gastos y el control de un dinero que no nos pertenece garantiza la credibilidad ante
el Conejo de Grupo, a los padres de familia y sobre todo a nuestros niños y jóvenes.
Todo manejo de dinero debe ser una tarea compartida con el Tesorero del Grupo Scout,
(Reglamento del Grupo Scout) con la práctica se puede invitar a algunos padres de familia a que
colaboren también, su presencia debe verse como una garantía ante los demás que los gastos se
controlan y supervisan. Por lo que ningún dirigente debe ejercer esta función de manera exclusiva.
Debe quedar claro que las cuotas recaudadas para una actividad semanal, una campaña para
renovar materiales o solicitud de donaciones debe responder a un estudio o análisis previo
presentado ante el Tesorero del Grupo y/o Director de Grupo que lo autorice sea en la reunión
periódica del Consejo de Grupo, alguna reunión de padres de familia o como parte del Presupuesto
de Grupo presentado ante la Asamblea Anual del Grupo Scout, debe evitarse en consecuencia la
ocurrencia o idea ocasional de(los) dirigente(s).
Los fondos disponibles de la unidad son fondos del Grupo Scout, en tanto el Consejo de Grupo
dispone el uso de los mismos (y otros que correspondan y se generen) en beneficio de la unidad,
más debe respetarse cualquier aporte individual que realicen niños y jóvenes cuando de fondos
164
Borrador versión 3.2 agosto 2017. Solo para propósitos de formacion