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Si tienes Archivador vertical deberás organizar con el apoyo de Carpetas Colgantes las cuales deben ir marcadas alfabeticamente, con un numero consecutivo, estas carpetas facilitan la organización de los documentos por permanecer en el mismo orden todo el tiempo.
más información:
https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/2.%20ORGANIZACION%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf
NO se recomienda el uso de AZ o folder, debes solicitar con suficiente tiempo a la bibliotecóloga del Colegio PATRICIA GONZALEZ las carpetas y cajas que necesites, en caso de no haber existencia de material se le recomendará a la funcionaria realizar la debida gestión ante Almacén y Pagaduría.
Todos los Archivos se les debe elaborar un Índice de consulta, el cual debe estar pegado en la parte externa central de la puerta del Archivador y debe estar organizado en el mismo orden alfabético del cajón.
Ten en cuenta que el índice debes elaborarlo con el logo del colegio, nombre y código de la dependencia que tienes a cargo.
Una vez tengas organizado los documentos en las respectivas carpetas, en el archivador deberás elaborar el inventario documental de tu archivo de Gestión.
Si debes prestar dcumentación a otras
dependencias se recomienda el uso de
una planilla de control de préstamo documental
en donde se indique fecha préstamo y de
devolución, tipo de documento, trámite y datos
del solicitante