Hintergrund | Der CreditManager die Suche des richtigen internen Ansprechpartners und das Führen einer permanent zu aktualisierenden ( Excel- ) Liste bis hin zur Eskalation eines Vorgangs an die höher gelegene Managementebene und dem schlussendlichen Aufheben des Mahnstopps .
Jeder einzelne Schritt und Zwischenschritt erfordert wiederholte Aufmerksamkeit und ständiges Nachhaken , verursacht notwendige Folgeaktionen wie das Nachreichen von Dokumenten und Informationen , kostet empfindlich Zeit - und sorgt auch für erhebliche interne Unstimmigkeiten .
Abb . 1 : Alle Kundendaten im Überblick mithilfe einer digitalen Debitorenakte
Von den finanziellen Folgen für das Unternehmen ganz zu schweigen ( Stichwort Margenverlust ). Nicht selten kommt ein Klärungsfall ein Unternehmen teurer zu stehen als ein Zahlungsausfall . Oder die Dauer der Klärung führt letztendlich dazu , dass die Forderung ausfällt und man sich mit seinen Ansprüchen „ hinten anstellen “ muss beim Insolvenzverwalter .
Weil es keine einheitlichen Prozessstandards gibt , arbeitet jede / r mit selbst gestrickten Lösungen , die den gesamten Prozess spätestens dann lahmlegen , wenn der- oder diejenige in den Urlaub oder in Elternzeit geht , krank wird oder ein Personalwechsel ansteht .
Abb . 2 : Leicht gemachte interne Abstimmung bei der Offene-Posten-Klärung
Gängige ERP- und Accounting-Systeme können das Problem nicht effizient lösen . Sie sind in ihrer Leistungsfähigkeit viel zu komplex und unflexibel - daran ändert auch ein noch so zugespitztes Customizing nichts : Zu lange ist die Entwicklungszeit , zu teuer der Aufwand , zu unflexibel am Ende doch wieder die Lösung .
Prozesse neu denken Ziel muss sein , erstens die gesamte Kommunikation um einen Vorgang an einer zentralen Stelle zu bündeln und transparent abzubilden . Und alle Informationen über den Kunden und wichtige Dokumente gleich dazu ( Abb . 1 .). Damit jede / r im Unternehmen immer und ohne Umwege Zugriff darauf hat .
Zweitens sollte mithilfe von konfigurierbaren Workflows definiert werden können , wer automatisch in einen Vorgang einbezogen und an wen wann eskaliert werden soll ( Abb . 2 .), wann eine Klärung geschlossen und ein Mahnstopp aufgehoben werden kann .
So lassen sich mäandernde Kommunikationsschleifen vermeiden . Die manuelle Pflege einer Offene- Posten-Liste erübrigt sich , Medienbrüche gehören der Vergangenheit an , Abteilungsgrenzen spielen keine Rolle mehr und niemand fühlt sich im eigenen Hoheitsgebiet gestört und kann die subjektiven Ziele in Ruhe voranbringen .
Die richtige Lösung hilft dabei , den Klärungsprozess neu zu strukturieren . Wer manuelle Aufwände und die damit verbundene interne Kommunikation auf ein Minimum reduziert , sorgt für effizientere Prozesse und entlastet Mitarbeitende . Brücken bauen sich dann ganz von alleine .
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