Kuruluşundan Tanzimat’a Defterhâne-i Hakanî
Defterhâne defterleri üzerindeki diğer bir muamele ise defterlere yapılan ilavelerdir.
İstisnai durumlar hâriç tahrir defterleri XVI. yüzyıldan sonra hazırlanmamış olduğundan bu
defterler ilave belgelerle kullanılmaya devam edilmiştir. Visâle adı verilen belgeler, hüccetler,
vakıfnâmeler, mülknâme, ferman ve arzuhâller bu defterlerde ilgili oldukları sayfalara eklenerek XX.yüzyıl başlarına kadar kullanılmaya devam edilmiştir.338
Defterhâne’nin görevlerinden birisi de timar tayin ve tevcih işlemleri ile alakalı olarak kayıt örneği çıkarılması işidir. “Timar tevcihleri ve timarlarla ilgili muameleler” başlıklı kısımda339da anlatıldığı üzere bir timar için iptidadan tayin, terakki ve zam, mubadele, kasr-ı
yed gibi sebeplerle kişinin veya talip olanın amirinin veya diğer yetkililerin arzı üzerine, arzuhalin üzerine mahalli görüle veya Defterhânesi gibi ibareler yazılarak Defterhâne defterleri
tetkik edilir ve örnekleri çıkarılırdı. Defterhâne’den çıkarılan kayıtların üzerine “icmâlde vechi meşruh üzere mukayyeddir.”, “derdesttir” veya “mufassaldır” gibi ibarelerle kaydın çıkarıldığı
yer belirtilirdi. Defter emini ve nişancının da onayından geçen kayıt örnekleri çerçevesinde
timar tevcih işlemleri tamamlanırdı.
Defterhâne’den çıkarılan kayıt örneklerinin arkasında kaydı çıkaran katibin parafı ve
kaydın çıkarıldığı tarih de kaydedilirdi.340 Timarlarla ilgili işlemler tamamlandığında günlük
muamelatla ilgili olarak timar rûznâmçe defterine kaydedilirdi. Bu defterlerin tutulması da
Defterhâne personelinin en önemli görevlerinden birisiydi.341
Defterhâne’nin görevlerinden bir diğeri de araziye dışarıdan müdahale, sınır anlaşmazlığı, kayıtların zayi olması, iskân sorunları ve kayıt tashihi için kişilerden, mahkemelerden veya ilgili idarî birimlerce yapılan talepler üzerine defterlerden örnek çıkarılması
muamelesidir.342 Bilhassa vakıf arazilerine yapılan tecavüzler343 ve ortak kullanıma ait alanlarla ilgili olarak köy hududlarında çıkan ihtilalar344 gibi dava konusu olan arazi meselelerinde Defterhâne’ye müracaat edilirdi. Defterhâne defterleri arazi ile ilgili tüm hususlar için esas
delil kabul edildiğinden bu husustaki her türlü ihtilafın çözüm yolu bu defterlerdeki kayıtlardı. Bu tür talepler üzerine Defterhâne’ye yazılan buyrulduya göre Defterhâne’nin ilgili defterlerinden kayıt örnekleri çıkarılır ve timar tevcihlerinde olduğu gibi kaydı çıkaran kâtibin