Controlar y Cerrar Adquisiciones Grupo_104005_8_V10 | Page 41

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Documentar
Auditorías al contrato Lecciones aprendidas
Formalidad Alta Media
Principal Comprador y Proyecto
mejoras
beneficiario
vendedor
(comprador)
Tabla 2. Paralelo entre cierre de adquisiciones y cierre del proyecto
3.3 Proceso de cierre formal del proyecto:
Los procesos necesarios para el cierre formal de las adquisiciones y el proyecto como
tal son las siguientes:
3.3.1 Cierre de las adquisiciones:
En este, se tienen en cuenta las siguientes acciones:
✓ Aceptación a conformidad de todo el trabajo realizado con sus respectivos productos
✓ Desarrollo de las actividades administrativas pendientes
✓ Se debe tener especial cuidado con los casos de terminación anticipada de contratos.
Este caso especial puede deberse a:
• A un acuerdo mutuo entre las partes
• Al incumplimiento de una de las partes
• A la conveniencia del comprador, siempre que el contrato así lo prevea
• Los derechos y responsabilidades de las partes en caso de finalización anticipada
deben estar incluidos en una cláusula de finalización del contrato
✓ Aceptación y verificación formal de los entregables
✓ Archivo de la adquisición con los paquetes completos de todos los contratos
✓ Cierre de los acuerdos legales firmados, carta de finalización del contrato y entrega
de paz y salvos de acuerdo a los requerimientos.
✓ Archivar las lecciones aprendidas, las experiencias vividas y las recomendaciones
para el proceso de mejoramiento continuo de los procesos de la organización.