Controlar y Cerrar Adquisiciones Grupo_104005_8_V10 | Page 40

40
Archivos de Adquisición: Se elabora un juego indexado de la documentación de
cada contrato, incluyendo el contrato cerrado para su incorporación a la sistematización de
los archivos finales del proyecto.
Aceptación de entregables: los documentos de aceptación formal de entregables
proporcionados por los vendedores o contratistas sea se pueden exigir que sea retenida por
la dirigencia del proyecto. En ese sentido, el proceso del cierre de las adquisiciones asegura
el cumplimiento de tal requisito de la documentación. Por lo general, los requisitos para la
aceptación formal de los entregables a conformidad y los entregables o productos no
conformes se definen en los acuerdos firmados entre las partes. Los requisitos de
aceptación formal de los entregables y el tratamiento de los entregables no conformes se
definen en el acuerdo.
Documentación sobre acciones aprendidas: la documentación de las lecciones
aprendidas producto de las experiencias vividas por parte del equipo ejecutor del proyecto
con sus diferentes proveedores y contratistas generan la sistematización de una serie de
recomendaciones que permiten el mejoramiento continuo de los procesos. De esta manera,
estas sistematizaciones de dichas lecciones se deben elaborar y publicar con el equipo de
manera interna para incluirlas dentro de los archivos del proyecto con el fin de evitar
situaciones similares en cuanto a aspectos por mejorar en futuras adquisiciones.
De acuerdo a Lledo, P (2004), el siguiente cuadro resume una comparación
interesante entre el cierre de las adquisiciones y el cierre del proyecto:
Cerrar
Cerrar proyectos
Adquisiciones
Cuándo Ocurre
Al finalizar el
contrato
Al finalizar cada fase