10
Consiga que los Stakeholders dediquen tiempo al proyecto.
Conozca en persona a los patrocinadores del proyecto, muestre su pasión por el éxito y sea un entusiasta animador del proyecto.
Establezca expectativas claras y construya un mapa del patrocinador con cada patrocinador del proyecto. Incluya lo que deben hacer con el equipo de proyecto, con los gerentes, entre otros. Logre que se involucren activamente en el proyecto y en el resultado.
Proporcione actualizaciones constantes, con números y resultados reales dirigidos a sus intereses en el proyecto.
Cuando haya buenas noticias o cobertura periodística, dirija la atención hacia sus campeones, en lugar de usted.
Mantenga comprometidos a los patrocinadores.
Haga que los planes del proyecto sean claros y accesibles. Cuando se hagan nuevas solicitudes, resalte el impacto en el cronograma del proyecto.
Haga que los Stakeholders compartan entre ellos sus objetivos con el proyecto. Júntelos a todos para discutir solicitudes en conflicto o que causarían retraso. Como gerente de proyecto, su rol es unificar y clarificar.
Haga que todos suscriban el plan del proyecto. Una vez al inicio de la Carta del Proyecto y a lo largo del proyecto cuando los requisitos cambien.
Escriba el plan inicial del proyecto en términos de los problemas que se abordan (y cuáles no), en lugar de solo mencionar qué trabajo se está haciendo.
Invierta en la gestión de expectativas, gestión de requisitos y, lo más importante, en el cambio organizacional.
Formas de gestionar y evitar el arrastramiento de alcance
•Construya una buena relación con los Stakeholders antes que lo necesite. Cuando llegue el momento de hacer pedidos, tenga una conversación uno a uno (en persona).
•Converse desde un inicio con los Stakeholders para entender su perspectiva. Haga que el proyecto sea sobre el cliente y el negocio, no sobre usted o el Stakeholders.
•Resalte con claridad el resultado del proyecto, el rol de todos en el camino hacia el éxito del proyecto y los beneficios de su parte. Garantice que estén de acuerdo con el proyecto al resaltar los objetivos compartidos y cómo se alinea su visión.
•Haga preguntas a las personas más confiables (y los Stakeholders principales) por un corto periodo de tiempo, en lugar de preguntar a más personas por más tiempo.
•Otorgue estimados de tiempo razonables, por lo que sabrán con exactitud en qué se interesan. Respete si tienen otras prioridades y descubra cómo el proyecto puede integrarse en ese panorama más grande.