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En su configuración orgánica, se encuentra la figura del Tlacuilo que cumplía las funciones de cronista, escribano y encargado de resguardar los registros o documentos en edificios construidos con ese propósito. (Carrasco, 2009)
Más tarde, con la colonización y, particularmente con la fundación del primer Ayuntamiento en la Villa Rica de la Veracruz el 22 de abril de 1519, asentamos el surgimiento de la Archivística empírica, como práctica inductiva cotidiana e instrumento funcional en la generación, control y resguardo de los documentos oficiales de la administración. No existe en ese momento otro interés en los documentos que no sea el estrictamente administrativo, la finalidad apunta solamente a una utilidad organizativa, en tanto que los Archivos en ese momento histórico sólo son los lugares en donde se conservan los documentos con el objeto de testimoniar los actos administrativos y jurídicos.
Como se sabe, la destrucción de documentos, a consecuencia de diversos aspectos relacionados con inundaciones, incendios y guerras, entre otros, ha sido una constante a lo largo del tiempo. El siglo XVII novohispano fue en este sentido una etapa de confusión, desorden político y social y de inevitables catástrofes naturales que repercutieron en la destrucción de documentos importantes, tal y como lo demuestran las anegaciones ocurridas en los años de 1629 y 1634 en la ciudad de México en donde perdieron la vida alrededor de treinta mil personas y que con toda seguridad mermaron también la evidencia documental de los hechos de la vida cotidiana y administrativa de aquellas jóvenes instituciones políticas y religiosas. Los mítines populares registrados en 1624 y 1692 contra el Palacio del Virrey Marquéz de Gálvez provocados por la falta de alimentos que culminaron con el saqueo y la quema del alcázar también acrecentaron el detrimento documental. Esos acontecimientos y otros más que se fueron propiciando posteriormente, entre ellos, el uso indebido de los documentos ya fuera para fabricar cohetes o como mortero para cañones en las guerras subsecuentes, condujeron a que noventa años después el Virrey Juan Vicente Güemes Pacheco y Padilla, segundo conde de Revillagigedo, pensara en un “plan necesario y urgente” para la creación de un Archivo general, pues los papeles en las oficinas y tribunales mantenían “archivos sumamente confusos, por impericia o desorden en su colocación, y en todos crecidos volúmenes de papeles antiguos”. (AGN, 1994)
Este fue quizá el primer evento que dio pauta para que comenzara a consolidarse una tradición archivística en nuestro país. El proyecto de creación del Archivo General fue aprobado el 27 de marzo de 1790 y dos años después se contaba ya con una Real Orden en la que establecía no sólo el funcionamiento de la Institución, sino la manera en que se organizarían y clasificarían los documentos que provenían de las oficinas administrativas.