El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de losarchivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos (Art 11
Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades (Art 15).
Responsabilidad (Art 12, 15, 16 y 17).
Responsabilidad
Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo yserán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. (Art 16)
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Programas de Gestión Documental (Art 21)
Las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.