Edificio:
Ubicación
- Sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad (B/manga).
- Situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos. (Maicao) - Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.
Aspectos estructurales:
-Carga mínima de 1.200 k/mt2
- Pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo (protege contra el fuego)
Distribución:
- Las áreas destinadas para la custodia del archivo debe tener elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y, prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento.
Procesos Archivísticos (Art 22).
La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Obligatoriedad de las TRD (Art. 24) .
Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptarlas respectivas tablas de retención documental.
Instalaciones para los archivos (Art 13).
Se debe garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
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