SOLUCIONES PRÁCTICAS
El diseño del manual
Los organismos de control suelen publicar guías para la elaboración del manual de cumplimiento . Es recomendable seguir el esquema presentado , de esta forma se demostrará que se toma en serio sus directrices . Aunque no es recomendable elaborar una copia exacta . Es necesario darle un valor agregado , de lo contrario se podría estar dando el mensaje de conformismo y falta de proactividad por parte de la organización .
Con ese esquema en mente y lo que se haya preparado previamente , se puede empezar el trabajo , que resultará más efectivo con las respuestas obtenidas .
A continuación se detallan los elemento qué se pueden incluir en las diferentes secciones que suelen ser las generales en las guías de los organismos de control .
Sección introductoria
• Introducción : Realizar una descripción corta y precisa de la empresa . En esta sección se debería indicar el alcance que se extiende a todos los miembros de la organización .
• Objetivo : Un objetivo debe empezar con un verbo en infinitivo , se deberían incluir también los objetivos específicos . Ejemplo : Establecer los lineamientos y metodología para prevenir el lavado de activos y financiamiento de delitos dentro de la organización .
• Definiciones : Las definiciones ya se encuentran en las normativas , se debe partir de estas . Se debería revisar que la redacción se encuentre comprensible para el personal de la organización que va a leer el manual . Si lo amerita , se pude modificar la redacción sin cambiar el sentido del concepto . Las definiciones que deben constar deben ser las aplicables al sector y las necesarias para comprender los términos que se exponen en el manual .
Marco legal
• Se debería hacer referencia al marco legal internacional y nacional . En el marco legal internacional se encuentran las 40 Recomendaciones del GAFI . No es necesario escribir tantas páginas al respecto , con algunos párrafos en los que se mencione lo más relevante estará bien .
• De igual forma , en el marco legal nacional , se deberían incluir párrafos cortos que hagan referencia al marco normativo que aplica para la empresa , señalando las leyes , reglamentos , normas , resoluciones , entre otras relevantes ; manteniendo un orden coherente de las jerarquías .
La organización debe establecer el número necesario de polí ticas que le permita administrar de forma adecuada el riesgo de lavado de activos y el financiamiento de delitos como el terrorismo
Tipologías y señales de alerta
• Se deberían incluir las tipologías más relevantes resumidas en pocos párrafos . Se debe priorizar las más representativas en relación al sector de la organización .
• Indicar las señales de alerta relacionadas con la organización , se deberían especificar las alertas para clientes , proveedores y empleados .
Políticas
La organización debe establecer el número necesario de políticas que le permita administrar de forma adecuada el riesgo de lavado de activos y el financiamiento de delitos como el terrorismo . Se debe tomar en cuenta que en función a las políticas se derivan los procedimientos . Las políticas se pueden establecer como políticas generales y específicas . En cada sección se podría mencionar lo siguiente .
Políticas generales :
• El tratamiento de la debida diligencia
• La atención que brinda la organización a reguladores
• Directrices de los responsables en el sistema de prevención
• El canal de comunicación de la organización
• Ejecución de capacitaciones
• Directrices para el tratamiento de las diferentes etapas
• Establecimiento de procedimientos
• El manejo de la información
• La aplicación de sanciones Políticas específicas :
Las guías de los organismos de control suelen indicar las siguientes consideraciones para establecer las políticas específicas :
• Conocer a su cliente
• Conocer a su proveedor