EFICIENŢA comunicării reprezintă transmiterea rapidă a unui mesaj într-o manieră în care îi permite receptorului să îl audă, interpreteze şi acţioneze pe baza intenţiilor emiţătorului.
Comunicarea eficientă poate sau nu fi eficace dar principala sa trăsătură o reprezintă Concizia. Aceasta trebuie să fie limitată în timp, clară şi direcţionată. Ea asigură răspândirea unui mesaj în cel mai scurt timp.
Uneori, mesajul poate fi bine primit, alteori, concizia poate fi insuficientă pentru înţelegerea sa şi nu determină acţiunea dorită.
Uneori, cu cât mai puţin spus cu atât mai bine, dar , de cele mai multe ori, un mesaj prea scurt lasă loc interpretărilor, ridică întrebări, astfel încât, răspunsul auditoriului poate fi pozitiv, negativ sau chiar inexistent.
Diferenţa dintre eficacitatea și eficienţa comunicării este subtilă dar reală.
Principalul obiectiv al comunicării eficace este ca receptorul să înţeleagă şi să interpreteze foarte clar intenţia emiţătorului, oricât timp ar dura acest process. Ca manager, este critic felul în care angajaţii înţeleg direcţia şi obiectivele companiei.
Obiectivul principal al eficienţei în comunicare este rapiditatea prin care un mesaj ajunge la receptor, chiar şi cu riscul pierderii gradului său de eficacitate.
Comunicarea se produce într-o multitudine de moduri. Comunicarea faţă în faţă este, de regulă, cea mai eficace, ea incluzând elementele nonverbale, gesturile, expresiile faciale, toate venind în ajutorul vorbelor. În plus, interlocutorii pot adresa întrebări, obţine clarificări sau aduce nelămuriri în discuţie.
Cum să fii un comunicator eficace?
În primul rând stabileşti un contact cu receptorul, auditoriul.
Începe prin a utiliza limbajul corporal şi tonul vocii pentru a transmite simpatie, înţelegere, autoritate, indiferent de mesajul de bază.
Menţine în permanenţă contactul vizual şi răspunde doar trecând prin filtrul gândirii vorbele tale, nu mecanic. Oamenii, în general, îşi tratează interlocutorii cu acelaşi respect pe care îl primesc, comportament numit şi “comportament în oglindă”.
Asigură-te că mesajul tău este luat în considerare şi întemeiat. Dacă nu ştii ceva, recunoaşte. Acest lucru va ajuta la sporirea credibilităţii tale. Acordă importanță dorinţelor şi preocupărilor interlocutorului.
Utilizează pauzele în discurs, pentru a da şansa asculattorului să adreseze întrebări şi să ofere feedback. Reflectă spusele interlocutorului pentru a te asigura că există înţelegere reciprocă.
Validează (aprobă) dorinţele, nevoile şi preocupările receptorului. În cazul în care subiectul dezbătut este unul volatil, te poţi ajuta de “eu”, astfel încât receptorul să nu se simtă acuzat.
Succes!