DIES IST EINE GESPONSERTE ANTWORT , ALSO EINE ANZEIGE
DIGITALISIERUNG RICHTIG ANSCHIEBEN
Auch wenn Digitalisierung ganz oben auf der politischen Agenda steht , scheitert es dennoch oft an deren Umsetzung . Die Frage ist : Wie startet man mit der Transformation zur digitalen Verwaltung richtig ?
Soziale Einrichtungen müssen ihre Leistungen mit kommunalen Trägern detailliert abrechnen . Obwohl inzwischen Abrechnungen bei fast allen sozialen Einrichtungen digital erstellt werden , geschieht dieses Verfahren weitgehend per Papier . Jeden Monat kommen in den Verwaltungen waschkörbeweise Rechnungen an , die Mitarbeitende manuell erfassen und prüfen – dabei arbeiten auch Verwaltungen seit langem mit IT-Fachverfahren . Warum so kompliziert ? Weil eine digitale Verknüpfung vielerorts fehlt . Das hat zur Folge , dass soziale Einrichtungen mit ihrer Software Rechnungen erstellen , diese ausdrucken und an die Behörden verschicken , wo die Daten wiederum manuell in das eigene System übertragen werden . Rückfragen werden per E-Mail oder Telefon geklärt . All das bedeutet einen immensen Arbeitsaufwand .
Erheblich Zeit sparen durch die eAbrechnung Seit mehr als 30 Jahren entwickelt Prosoz als Marktführer für kommunale IT ganzheitliche digitale Lösungen für die tägliche Arbeit in der Verwaltung . Das geschieht durch den Import von Abrechnungsdateien in das Fachverfahren OPEN / PROSOZ . „ Die Verwaltungen sparen dadurch erheblich an Papier und Zeit . Wir gehen von einer Zeitersparnis von rund 80 Prozent aus “, erzählt Dr . Freya Ostlinning . Sie ist bei Prosoz im Strategischen Produktmanagement für Digitalisierungsthemen verantwortlich . Rückmeldedateien ermöglichen den automatisierten Abgleich von bewilligten Beträgen . Die eAbrechnung bringt so auch eine spürbare Entlastung für die Verwaltungen und erhöht zudem die Datenqualität , indem sie manuelle Eingabefehler vermeidet . Auch ausufernde Aktenarchive können begrenzt werden .
Höchste Sicherheit bei sensiblen Sozialdaten Die eAbrechnung umzusetzen , ist kein Kinderspiel . Bevor Verwaltungen das Verfahren nutzen können , durchlaufen sie einen ausführlichen Einführungsprozess . „ Wir schulen Mitarbeitende , machen ein
Mapping der Abrechnungsposten und der Leistungskataloge und ordnen die Fälle eindeutig zu , damit keine Verwechslungen entstehen “, erklärt Dr . Freya Ostlinning . „ Zudem nutzt jede soziale Einrichtung eigene Softwarelösungen . Das alles berücksichtigen wir .“ Die Datenübertragung erfolgt über gesicherte Transportwege und das eingesetzte Fachverfahren verfügt über das Europäische Datenschutzsiegel . Sicherheit hat in diesem Prozess höchste Priorität – schließlich handelt es sich um sensible Sozialdaten .
Mehr Infos unter : prosoz . de
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WENIGER PAPIER , MEHR NUTZERFREUNDLICHKEIT
Wenn es um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung geht , ist noch viel zu tun . Leuchtturmprojekte zeigen , wie der Weg zu mehr Effizienz gelingen kann .
Jeden Tag machen Informationen in verschiedensten Medienformaten die Runde : in Papier , telefonisch , digital . Dokumente suchen , finden und bearbeiten gehört zu den grundlegendsten Geschäftsprozessen im öffentlichen Sektor . Damit solche und andere Verwaltungsprozesse künftig effizienter laufen , versucht die Politik schon seit 2017 mit dem Onlinezugangsgesetz ( OZG ), die öffentliche Verwaltung in Deutschland umfassend zu digitalisieren . Bisher ist der Erfolg mäßig . Die Ziele des Gesetzes wurden verfehlt . Mit dem OZG 2.0 wurde die Umsetzung im Frühjahr 2023 zur Daueraufgabe erklärt . Wie kann diese möglichst zügig bewältig werden ? Die Antwort lautet : mit einem klaren Auftrag und mehr Druck zur Digitalisierung .
Um den Digitalisierungsprozess bundesweit voranzutreiben , unterstützen wir von EITCO , als offizielle Partner des OZG-Rahmenvertrags des Bundesinnenministeriums , bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes . Hierzu ermitteln wir gemeinsam mit unseren Auftraggebenden im öffentlichen Sektor die verfügbaren Möglichkeiten , um neue Technologien erfolgreich einzusetzen , und schaffen individualisierte sowie agile Lösungen , die auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten sind .
Ein Leuchtturmprojekt ist für uns die Zusammenarbeit mit der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik ( BGHW ). Um ihre Prozesse effizienter zu gestalten , hat sich die BGHW zur Einführung der eAkte entschieden . Seitdem verwaltet sie etwa 250 Millionen Dokumente digital – rund 90.000 Dokumente kommen pro Tag hinzu . Eine wichtige Voraussetzung für diesen Erfolg war und ist das Mindset bei der BGHW . Antragsstellende werden als Kunden verstanden . Das motiviert , Prozesse auch infrage zu stellen und sich von wenig nutzerfreundlichen Abläufen zu verabschieden – ein Vorgehen , das auch in anderen Behörden dazu beitragen könnte , die Digitalisierung zu beschleunigen .
Patrick Brauckmann , Counselor und Mitglied des Managements , European IT Consultancy
( EITCO ) GmbH
Bis das Onlinezugangsgesetz realisiert ist , wird es noch eine Weile dauern . Bis dahin besteht in der öffentlichen Verwaltung weiter Ausbaubedarf , insbesondere in diesen Bereichen :
Kommunikation – Der Transformationsprozess hin zur digitalen öffentlichen Verwaltung ist auch eine Frage der Kommunikation . Um einheitliche Veränderungen auf Bundes- , Landes- und Kommunalebene umzusetzen , ist eine gute Zusammenarbeit aller Verwaltungsebenen grundlegend .
Mindset – Der ganzheitliche Umstieg in der öffentlichen Verwaltung von analogen Prozessen hin zu digitalen erfordert auch eine Umstellung des Mindsets . Hier wird es auch künftig darauf ankommen , eine offene Haltung zu Veränderungen unter den Mitarbeitenden im öffentlichen Sektor zu fördern .
Technik – Um von den großen Potenzialen neuer Technologien zu profitieren , ist natürlich auch die technische Ausstattung wesentlich . Die Einführung einer zeitgemäßen DMS-Software legt hier das Fundament . Nützlich können darüber hinaus Individualentwicklungen sein .
Mehr Informationen unter : eitco . de