ГУДВИЛЛ № 3( 06) АПРЕЛЬ 2016 |
кто верил, что русский человек может использовать тайм-менеджмент. « Ой, бездорожье! Ах, разгильдяйство!»- говорили скептики. Однако сейчас грамотно планировать время- очевидный и неотъемлемый навык для современного, энергичного и образованного человека. Моя мечта на следующие 10-15 лет- сделать такой же самоочевидной технологией командный тайм-менеджмент. Помочь людям не только повышать свою личную эффективность, но и постоянно помнить о коллективной эффективности: бережно относиться к времени коллег, клиентов, деловых партнеров.
Наша личная эффективность как руководителей напрямую зависит от того, как выстроены процессы управления временем в нашем подразделении и компании в целом. Достаточно часто в современных российских компаниях отсутствует единый подход к тайм-менеджменту. Кто-то пользуется ежедневником, кто-то Outlook. Некоторые отвечают на электронные письма мгновенно и ждут того же от коллег, а некоторым приходится перезванивать и уточнять, получили ли они ваше письмо. Кто-то тщательно готовится к совещаниям, а кто-то пытается вникнуть в суть вопроса прямо по ходу дела, тратя впустую время всех собравшихся...
Нас ведь не удивляет, что в любой компании есть общие правила управления деньгами. Потратив деньги в командировке, нужно сделать авансовый отчет – это понятно, очевидно, и форма отчета едина для всех. Но если мы говорим, что время – деньги, а часто и дороже денег, то такие же единые, понятные, соблюдаемые всеми правила должны быть в компании относительно времени.
Для большинства компаний актуальны пять стандартов тайм-менеджмента:
1. стандарт планирования рабочего времени – на каком электронном носителе ведутся календари, каковы права доступа( как мы можем видеть календари друг друга), какие существуют ключевые слова и цветовые разметки для разных типов встреч, какие материалы( повестка, схема проезда и т. д.) должны добавляться к встречам;
2. стандарт контроля поручений – кто и как создает поручения, как сотрудники отвечают на них и отчитываются по ним, кто и как контролирует сроки исполнения и т. п.;
|
« МЫ НЕРЕДКО НАБЛЮДАЕМ ЭФФЕКТ, КОТОРЫЙ МЫ НАЗВАЛИ « СТРАТЕГИЧЕСКОЙ УСТАЛОСТЬЮ » ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ. ЭТО НЕ ПРО « ВЫСПАЛСЯ ИЛИ НЕ ВЫСПАЛСЯ », ЭТО ПРО ГОРАЗДО БОЛЕЕ ГЛУБОКИЕ И СЕРЬЕЗНЫЕ ВЕЩИ. КОГДА ВДРУГ БИЗНЕС УЖЕ НЕ ВДОХНОВЛЯЕТ И РАБОТАТЬ НЕ ХОЧЕТСЯ, ДОМИНИРУЮТ « ПОРАВАЛИТЕЛЬСКИЕ » И « ДАУНШИФТЕРСКИЕ » НАСТРОЕНИЯ. НО ПОДДАВАТЬСЯ ЭТОМУ ИСКУШЕНИЮ ОЧЕНЬ ОПАСНО...
3. стандарт коммуникаций – набор правил, касающихся e-mail, телефонных звонков, мессенджеров и т. д. В эпоху непрерывных отвлечений и « напоминалок », сваливающихся на нас из каждого утюга, очень важно урегулировать эти потоки внутри компании;
4. стандарт подготовки, проведения и отслеживания результатов совещаний – название, пожалуй, говорит само за себя и не требует более детальной расшифровки;
5. « книга секретариата » подходит для тех руководителей, у кого есть секретариат. В этот стандарт входит планирование рабочего графика руководителя, подготовка командировок, поездок, встреч, работа с документами и информационными потоками и( очень важная часть!) ведение контактной базы руководителя.
О ТЕХНИКАХ ОТДЫХА
– Хочу обратить внимание читателей на один важнейший аспект управления энергией предпринимателя, который не сводится к техникам отдыха. Мы нередко наблюдаем эффект, который мы назвали « стратегической усталостью » предпринимателя. Это не про « выспался или не выспался », это про гораздо более глубокие и серьезные вещи.
Когда вдруг бизнес уже не вдохновляет и работать не хочется, доминируют
|
« поравалительские » и « дауншифтерские » настроения. Но поддаваться этому искушению очень опасно. Сколько мы видели примеров, когда предприниматель бросает бизнес, уходит в « дауншифтинг » и серьезно заболевает, пытается « залить тоску » алкоголем и наркотиками, потом пробует вернуться, но бизнеса уже нет, социальные связи потеряны, бизнес-среда ушла вперед …
Что делать со « стратегической усталостью »? Во-первых, не « застревать » в одном текущем бизнесе. Рассматривать текущий бизнес как проект, то есть ограниченный во времени этап жизни. И обязательно прорабатывать « точку выхода » из этого проекта( вот тут-то пригодится высокая стоимость бизнеса!). Продумывать следующие шаги: новый бизнес, общественно-политическую деятельность, благотворительные проекты и т. п.
Во-вторых, чтобы не накапливалась « стратегическая усталость », бизнесмену очень важно отдавать. Это хорошо знали наши великие предприниматели XIX века, основывавшие художественные галереи, дома бесплатных квартир для вдов и сирот, народные училища и университеты и т. д. « Отдавать » так же важно для энергетического здоровья предпринимателя, как и « брать ». Создайте профильную кафедру в университете и уделяйте ей время, помогите талантливой молодежи найти свой путь, постройте церковь, помогайте детдому, учредите музей … Делитесь не только деньгами, но и вашей энергией, предпринимательским опытом – и вы всегда будете полны сил, бодры и готовы браться за новые проекты.
О КНИГАХ КАТЕГОРИИ MUST READ
– « Искусство управленческой борьбы » Тарасова – моя любимая книга о философии, технике и этике управления.
« Управлять, работать, жить » Фредмунда Малика – отличное системное, педантичное пособие по искусству управления людьми.
« Построение отдела продаж » Константина Бакшта – лучшая известная мне книга об управлении продажами.
« Главная книга основателя бизнеса » Ноама Вассермана – исключительно полезная книга об акционерных и партнерских отношениях в бизнесе, их правильном структурировании « с самого начала ».
|