Livscyklus i it ledelse kan deles op i 4 faser
1. FASE fokuserer på hvordan IT understøtter forretningen: Hvad
skal IT hjælpe forretningen med? Eksempler på spørgsmål i denne fase er:
•
•
•
•
•
E
ksisterer der en it strategi, som fortæller hvordan it skal
støtte forretningen – er det forventningsafstemt, hvad der
skal leveres fra it?
E
r governance strukturen på plads, så de ledelsesmæssige kompetencer mellem it og forretningen er afklaret og
velfungerende?
Prioriteres opgaveporteføljen på it området?
Er der balance mellem opgaverne og allokerede ressourcer?
Hvordan skal vi source it opgaver såsom udvikling,
implementering, drift og vedligeholdelse?
Hvis vi med rimelighed kan sige, at der ER styr på disse og tilsvarende spørgsmål, så kan det godt være, at det er nye systemer,
og det er relevant at gå videre med fase 2. Ellers vil det være en
god idé, at få løst nogle af disse centrale emner før man går videre med større investeringer. Værktøjskassen i første fase skal
blandt andet kunne løse opgaver indenfor strategi, governance og
porteføljestyring.
2. FASE omhandler overvejelser og investeringer i it systemer.
Her skal forretningsmæssige behov og krav afklares og sættes i
relation til de nuværende it systemer.
•
•
•
E
r der større ”gaps” i den funktionalitet, som de nuværende
systemer tilbyder?
F
indes der eksempler hos andre virksomheder på, at der
findes bedre løsninger?
Hvilke muligheder har vi for, at forbedre virksomhedens
konkurrenceevne via it investeringer?
Hvilke løsninger findes i markedet, som kan give os den bedste,
fremtidige portefølje af forretningssystemer?Når vi skriver under
på en bindende kontrakt med f.eks. en ERP leverandør skal det
sikres, at vi har adresseret strategi, arkitektur, sourcing, governance og it processer. Budget og interne ressourcer til implementeringsforløbet skal naturligvis også være på plads.
Anskaffelse af større systemer, såsom ERP der dækker et flertal
af virksomhedens kerneprocesser, medfører at opgaverne i fase
2 kan være ret komplekse. Forhold, der ikke er afklaret tilstrækkeligt i fase 2, kan vise sig senere at blive omkostningstunge og få
alvorlige konsekvenser. Er der tale om anskaffelse af et system til
en mindre del af virksomhedens processer (f.eks. CRM, HR, Løn)
eller en mindre selvstændig forretningsenhed vil kompleksiteten
ofte være mindre og anskaffelsen lettere at overskue.
Værktøjer i fase 2 skal håndtere processer med behov og krav,
dialog med leverandører, sourcing, kontrakter og ikke mindst involvering af virksomhedens interessenter. Technology Evaluation
Centers(TEC) fra Canada tilbyder en teknologi understøttelse af
fase 2 med analyseværktøjer til opgaveforløbet, funktionelle krav
og vurdering af leverandørernes evne til, at levere løsninger til
virksomhedens konkrete behov.
3. FASE er implementering af anskaffede systemer. Det er komplekst og ressourcekrævende, at implementere et ERP system.
Udfordringer og forhindringer kan imødekommes gennem god
projektledelse og de rigtige kompetencer, både internt i virksomheden og hos leverandøren. Ofte skal implementeringen håndteres som delprojekter, der samles under et fælles projekt- eller
program. Eksempler på emner for projektledelsen er:
•
•
•
•
•
•
•
Styrer vi afvigelser i scope, tid og ressourcer på god vis?
E
r organisationen involveret med nødvendig ansvar og
ejerskab?
Bliver beslutninger adresseret rettidigt og forankret
hvor de skal?
E
r der en fast håndtering af drift & vedligehold af det eksisterende system, indtil det nye er i drift?
Bliver opgaver som test, konvertering, uddannelse, dokumentation mv. gennemført i rigtig kvalitet og rettidigt?
E
r der en god plan for overgang fra gammel til ny løsning,
eks. big-bang, trinvis udskiftning eller parallel systemdrift
i en periode?
Bliver det sikret, at der sker en god overgang til daglig drift?
Det gælder en lang række områder, såsom sourcing af
support og servicedesk, systemdrift, vedligeholdelse og ikke
mindst fremtidig it-governance struktur?
Selvom de nævnte emner forhåbentlig allerede er adresseret i
fase 2, så skal de styres med sikker hånd gennem hele fase 3. Bemærk, at det egentlige implementeringsprojekt vil blive afsluttet
på et tidspunkt, hvor ikke alt er helt på plads. Der vil altid være
udeståender fra projektet og det skal sikres, at disse udeståender bliver håndteret i det videre forløb – gerne som veldefinerede
opgaver i den blivende driftsorganisation. Værktøjer i denne fase,
skal indenfor rammerne af god projektledelse kunne håndtere
virksomhedens forretningsprocesser, teknisk change management, samt ikke mindst organisatorisk change management,
hvor effektiv involvering af nøglepersoner og virksomhedens ledelsesteam er særdeles vigtige succesfaktorer sammen med god
leverandørstyring.
»
IT-Branchepublikation: ERP