Livscyklus
Alt for mange virksomheder anskaffer ERP-systemer af de forkerte grunde.
Når anskaffelsen af nyt ERP-systemer kommer på direktionens
agendaen skal motivet og behovet være klart. Er der reelt brug
for et nyt system? Eller er der andre hurtigere og bedre løsninger
på udfordringerne? En vej til svaret ligger i, at se på systemanskaffelser ud fra en livscyklus tankegang. Det kan hjælper virksomhedens ledelse til at klarlægge symptomer og årsager – og
så agere derefter. Hermed bliver timingen af systemanskaffelser
langt skarpere og forudsætningerne for en succesfuld implementering kommer på plads.
Udskiftning af virksomhedens ERP system er et stort projekt,
hvor, anskaffelse og implementering er både dyrt, risikofyldt og
trækker ressourcer samt fokus fra andre vigtige opgaver i en
længere periode. Desuden er det langt fra altid, at et nyt system
er løsningen på de it-udfordringer virksomheden står overfor.
Motivet for at anskaffe nye forretningssystemer kan opstå, når en
virksomhed er under forandring. Nye processer, nye produkter,
nye markeder – eller fusion af to virksomheder som skal have
fælles system. Motivet kan også være, at det gamle system simpelthen ikke kan vedligeholdes forsvarligt.
“Når vi taler med en virksomhed om deres udfordringer på it-området, så møder vi ofte en række forskellige symptomer på dårlig
it-understøttelse”, siger Filip Larsen fra Implement Consulting
Group. ”Det kan være alt fra, at virksomheden ikke har de rigtige
applikationer til, at it generelt leverer dårlig service til forretningen. Et nem løsning synes at være, at anskaffe et nyt og bedre
it system, men det er jo muligt, at det ikke løser problemerne –
men måske bare forværrer situationen.”
CASE:
it livscyklus fra en mellemstor dansk produktionsvirksomhed.
CFO for en mellemstor, dansk produktionsvirksomhed henvendte sig til Implement Consulting Group. Der var stigende
utilfredshed med it’s servicering af forretningen. Opgaven lød
på at inspirere og udfordre it organisationen (ca. 10 mand) og
introducere et par gode værktøjer til Umiddelbart skulle man
tro, at vi her havde at gøre med en virksomhed som trængte
til noget oprydning og optimering af processer og værktøjer.
Møder med nøglepersoner fra forretningen viste dog hurtigt,
at det var it organisationens samspil med forretningen, der var
den primære årsag til problemerne. Forretningen som kunne
stille krav til it – ikke omvendt. Der manglede en it strategi, og
der var intet organ for prioritering af it opgaverne. Med andre
ord kunne forretningen helt frit og ukoordineret stille krav til it
om at løse dette og hint og bagefter være frustreret over at de
ønskede opgaver hverken blev løst godt nok eller hurtigt nok.
Denne situation havde banet vejen for bilaterale relationer
mellem forretningen og individuelle it folk: så kunne man jo få
opprioriteret sin opgave ved at trække på de personlige relationer. Godt for den enkelte – men meget uheldigt for virksomheden som helhed.
Et par procesworkshops med forretningen viste desuden hurtigt, at der manglede en klar og samlet forståelse for virksomhedens forretningsprocesser. it fik derfor konfliktende behov
20 IT-Branchepublikation: ERP 2013
og krav til fra forskellige dele af organisationen uden mulighed for at kunne udfordre forretningen på en fornuftig måde.
CFO og it chef erkendte, at it befandt sig i fase 1 i livscyklusmodellen. Opgaverne i denne fase blev herefter løst hurtigt
og fokuseret med billigelse fra virksomhedens samlede lede