Introduktion til værktøjsbaseret ERP systemvalg
Analyseprocessen gennemføres hurtigere og med færre brug af ressourcer.
Ved hjælp af software til ERP systemvalg kan analyseprocessen
gennemføres hurtigere og med færre brug af ressourcer end
den traditionelle ERP udvælgelsesproces, som ofte er meget
ressource- og tidskrævende og hvor krav og processer skal bygges op fra bunden og leverandørernes løsninger først inddrages
sidst i forløbet.
En unik softwareløsning til ERP systemvalg, som Økonomisk
Ugebrevs læsere og abonnenter gratis kan benytte på websiden
www.ugebrev.dk, er udviklet af den canadisk baserede virksomhed Technology Evaluation Centers (TEC) som er verdens førende
indenfor værktøjsbaseret systemvalg.
Hvorfor anvende software til ERP systemvalg?
Ledelsen og medarbejderne får ofte opgraderet deres viden om
virksomhedens behov ved at anvende værktøjsbaseret systemvalg. Projektet kan omfatte en lille kreds af beslutningstagere
eller være omfattende og involvere større medarbejdergrupper
med forankring hos nøglespillere. Desuden så går en værktøjsbaseret system selection hurtigere, processen er åben og veldokumenteret og beslutningerne bliver bedre.
UDGANGSPUNKT I BEST PRACTICE
Grundstammen i værktøjsbaseret systemvalg bygger på ”best
practice” krav til funktioner og features. Disse krav kombineres
med kendte og validerede svar fra leverandørerne på, hvordan
deres løsninger understøtter kravene.
ERP udvælgelses projektet starter ved, at angive den kombination af funktionsområder og branche, som bedst passer til den
konkrete opgave.
Resultatet er ”best practice” krav baseret på en international database indeholdende en lang række tilsvarende udvælgelses projekter, hvor krav og svar fra leverandørerne er blevet validerede.
Da leverandørernes svar på kravene findes i værktøjet, kan man
med det samme se hvordan de forskellige løsninger adskiller sig
fra hinanden.
Er der behov for, at helt nye krav tilføjes, er der en fast procedure
der sikrer, at leverandørerne vurderer systemernes opfyldelsesgrad til de enkelte krav, som en integreret del af udvælgelsesprojektet.
Såfremt der i udvælgelsesprocessen ønskes en løsning, som ikke
allerede findes i værktøjets database, kan nye leverandørers svar
hurtigt indarbejdes.
Et vigtigt element i valg af system er, hvordan løsningerne løfter
de opgaver, som er vigtigst for virksomheden. Derfor indeholder
værktøj til systemvalg også funktionalitet til, at prioritere mellem
forretningsprocesser, såvel som de enkelte features og funktio-
14 IT-Branchepublikation: ERP 2013
Valg eller bekræftelse af ERP system?
Værktøjer til beslutning om systemer anskaffelse kan bruges
uanset tilgang til opgaven, for eksempel:
A.
Valg af bedste løsning blandt flere mulige (longlist nedbringes til shortlist med anbefalet løsning).
B. Bekræftelse af foretrukken ERP løsning (trykprøvning
af beslutning – evt. i forhold til alternativer)
C.
Støtte til evaluering af en eksisterende løsning (herunder også gammel, proprietær løsning) i forhold til virksomhedens behov og krav.
ner. Det giver en overlegen mulighed for at analysere de enkelte
løsninger enkeltvis og i forhold til hinanden.
Analyse og rapportering
Rapportmulighederne i selection værktøjet er mange – både til
analyse og til dokumentations- og kontraktformål. Med ”what
if” scenarier kan der foretages analyser på konsekvenserne af
ændrede prioriteringer i forhold til systemvalg. Vælges senere at
inddrage funktionsområder såsom HR, ja så ændres prioritering
også. HR kan f.eks. ændres fra ”no need” til ”very important”,
hvilket forventeligt kan påvirke valget af system.
Et ultimativt krav i forbindelse med valg af løsning er, at leverandøren står inde for at kravene opfyldes som aftalt. Til det formål skal leverandøren forholde sig til opfyldelsen af kravene på
den måde, der er svaret på i kravene. Dette udskrives i en rapport, hvor svaret på hvert enkelt krav fremgår, og rapporten kan
med fordel indgå, som bilag til kontrakten. For TEC certificerede
best-practice krav er der allerede en tilkendegivelse fra leverandøren af løsningen om opfyldelse af kravene jf. svarene i værktøjet. Samlet set er det vigtigt, at leverandøren laver sign-off, så
man i efterfølgende undgår diskussion om de respektive krav er
opfyldt, som lovet da aftalen blev underskrevet.
Hvis værktøjet er anvendt til indsamling og prioritering af krav til
brug i en EU udbudsrunde, så registreres leverandørernes svar i
værktøjet, og graden af kravopfyldelse kan håndteres, så EU lovgivningen opfyldes.
Prisstrukturen og prisniveau i løsningerne svinger meget – både
mellem respektive løsninger og fra virksomhed til virksomhed,
som følge af særlige aftaler eller historiske licensforhold. Værktøjet kan håndtere en kompleks prisstruktur, som prissætter den
kvalitative forskel mellem de overvejede løsninger. Hvis den løs-