Nyt ERP system?
Træf det rette valg ved hjælp af analyseværktøjer!
Anskaffelse og implementering af et nyt ERP system i virksomheden er forretningsmæssigt vigtigt men er også både ressourcetungt og risikofyldt. Der findes desværre mange eksempler på
ERP projekter, der er fejlet.
Valg af ny ERP system starter med at man stiller det centrale
spørgsmål ”hvorfor?”. Skal vi forny forretningsmodellen, at øge
konkurrenceevnen eller er målet primært at få mere omkostningseffektive processer. Skal vi have en mere agil og tilpasningsvenlig it arkitektur – eller handler det om at kunne outsource opgaver vi ikke selv ønsker at bekoste vedligeholde kompetencer og
ressourcer til?
Kravspecificering og den
forretningsmæssige prioritering
De fleste, større ERP systemer i markedet kan langt hen ad vejen
løse de samme formelle funktionelle opgaver. Men de løser opgaverne på hver deres måde og der vil altid være områder, hvor man
som virksomhed skal foretage nogle til- og fravalg.
Derfor er det vigtigt i kravspecificeringen, at kunne overskue kravene og gennemføre en klar prioritering af, hvad der er vigtigst
for virksomheden. Alle systemvalg bør indeholde en skarp prioritering med vægtningen af de stillede krav.
Løsningsvalg med anvendelse af analyseværktøj
Technology Evaluation Centers (TEC) er med base i Canada
en af verdens førende indenfor værkstøjsbaseret systemvalg.
Grundstammen er et beslutningsstøtte system, som er raffineret specifikt til brug ved systemanskaffelse og kan hjælpe med,
at analysere og prioritere såvel løsninger som leverandører. Til
det formål er værktøjet spækket med erfaring fra mange tusinde
systemanskaffelser og tilsvarende svar fra diverse systemleverandører om deres løsninger. Og det opdateres løbende med de
seneste versioner og nye krav fra forskellige brancher.
Derfor kan selve TEC værktøjet bruges, som godt udgangspunkt
for en hurtig opstilling af krav og fremskaffelse af en såkaldt
”short liste” leverandører. Virksomheden kan kombinere kendte og veldefinerede krav fra flere funktionsområder (ERP, CRM,
BI, SCM, PPM, HR etc.) kombineret med krav fra et meget bredt
dækkende udvalg af brancher. Hertil kan lægges virksomhedens
egne, helt specifikke behov og krav – og for den sags skyld virksomhedens egen forretningslogik.
Værktøjet tilbyder herefter virksomhedens nøglepersoner, at
gennemføre prioriteringer og afprøve scenarier i en intuitiv
web-grænseflade. ”Hvis krav ”X” er vigtigst for os i dag, hvilken
løsning er da bedst for os? Og hvis det om 2 år viser sig at Krav X
bliver ligegyldigt fordi krav ”Y” bliver dominerende, vil vi så have
valgt den forkerte løsning?”.
Da langt de fleste krav er kendt af i TEC’s databaser i forvejen er
vejen fra spørgsmål til svar hurtige og der spares betydelige ressourcer i denne fase, sammenlignet med en traditionel udvælgel-
sesproces. Skal nye krav ind i processen vil leverandørerne blive
bedt om, at give konkrete svar, som TEC og Implement hjælper
med at verificere svaret på.
Værktøjet giver mulighed for en åben prioriterings- og analyseproces, der i øvrigt understøttes af gode rapporteringsmuligheder til
dokumentation af såvel kontraktgrundlag som beslutningsoplæg.
Håndtering af priser er indarbejdet i værktøjet, og prisforskelle kan
benchmarkes i forhold til kvalitative forskelle i de tilbudte løsninger.
Er anvendelse af analyseværktøjer, så bedre end en traditionel
udvælgelsesproces? Svaret på det spørgsmål kommer an på, hvilke parametre der vægtes højt. Analyse værktøjet medfører en hurtigere proces og giver mulighed for ”What if” analyser. Dette kan
også gøres i en traditionel proces, men hvor det ville være en relativt ressource tung proces at gennemføre er det med værktøjsbaseret valg, både hurtigere og markant mindre ressourcekrævende.
CASE:
Evalueringsværktøj bidrog til kvalificeret udvælgelse
af ERP løsning for offshore virksomhed
Implement hjalp i 2012 en virksomhed indenfor olieindustrien med valg og anskaffelse af en ERP løsning med
særlige krav til udvalgte funktionelle features og forretningsprocesser. Håndtering af krav og valg af løsning blev
understøttet af TEC´s evalueringsværktøj med udgangspunkt i en række eksisterende krav-templates, som var
relevant for Upstream Oil & Gas Løsningen blev tilpasset
efter virksomhedens specifikke struktur og andre særlige
kendetegn. Shortlistede systemleverandører blev herefter
bedt om, at give deres svar på de nye krav, som ikke på
forhånd fremgik af TEC’s databaser. Kravspecifikationen
bestod herefter af godt 1500 meget præcise og prioriterede
krav til den ønskede ERP løsning. Efterfølgende blev kravene præsenteret i TEC´s evalueringsværktøj med mulighed
for, at sammenligne de shortlistede ERP systemers opfyldelsesgrad – både på overordnet funktionsområde med
drill-down på de enkelte krav.
What if scenarier
Med de forretningsspecifikke krav og leverandørenes svar
indlæst i TEC´s værktøj var det let at sammenligne de enkelte ERP