Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONwersacje (2019) | Page 31

• rozesłanie wst˛epnej tabeli programowej i potwierdzenie progra-
mu z twórcami i gośćmi,
• publikacja ostatecznego programu.
Brak jasności, kiedy kończ a ˛ si˛e poszczególne etapy przygotowań
skutkuje utrudnieniami w komunikacji pomi˛edzy członkami ekipy or-
ganizuj acej
˛ konwent, sprawia też, że wzrasta frustracja. Może si˛e wte-
dy zdarzyć, że ktoś wykona jakieś zadanie, nie wiedz ac,
˛ że zostało już
zrobione. Jeśli zdecydujesz si˛e opublikować przynajmniej najważniej-
sze punkty harmonogramu na stronie, osoby zainteresowane z łatwo-
ści a ˛ znajd a ˛ potrzebne informacje. Musisz tylko zdecydować, co lepiej
upublicznić, a co niekoniecznie musi wyjść poza dział organizacji.
Twórcy programu i goście
Jeśli impreza jest bardzo znana – np. jest Worldconem – albo jest już
kolejn a ˛ edycj a ˛ wydarzenia, ch˛etni do wzi˛ecia udziału w programie po-
jawi a ˛ si˛e bardzo wcześnie. Dobrze jest widzieć zainteresowanie już
na samym pocz atku
˛
prac, jednak ci agle
˛ potrzebny b˛edzie nabór. Je-
żeli po raz kolejny na te same tematy b˛ed a ˛ si˛e wypowiadać te same
osoby, uczestnicy strac a ˛ zainteresowanie wydarzeniem. By skonstru-
ować różnorodny, oryginalny program, zastanówcie si˛e, jakie tematy
b˛ed a ˛ si˛e cieszyć popularności a ˛ i poszukajcie osób, które jeszcze nie
brały udziału w programie imprezy, a mog a ˛ mieć coś cennego do za-
prezentowania. Dane kontaktowe zazwyczaj łatwo znaleźć w interne-
cie, warto też zwrócić si˛e z prośb a ˛ o rekomendacje do innych człon-
ków grona organizatorskiego i współpracowników, np. pracowników
obiektu, w którym odbywać si˛e b˛edzie wydarzenie. Pomyślcie, jakie
zasoby s a ˛ w waszym zasi˛egu i do jakich kanałów macie dost˛ep. Po
te same si˛egniecie, by zareklamować wydarzenie: strona internetowa,
profile w mediach społecznościowych i kanały, których używaj a ˛ orga-
nizatorzy, radio, lokalna prasa, miejskie biblioteki, szkoły i uczelnie.
Wystarczy si˛e zastanowić – na pewno macie wokół bardzo dużo moż-
liwości dotarcia do potencjalnie zainteresowanych osób.
Kluczowe jest, by wymyślić, jakie tematy i osoby b˛ed a ˛ najbardziej
interesuj ace
˛ dla uczestników waszego wydarzenia, a zarazem by dać
im coś nowego i czymś ich zaciekawić. Jeśli konwent opiera si˛e na
prelekcjach, zadbajcie, by były różnorodne i nieprzewidywalne – ze
wzgl˛edu na temat lub osob˛e prelegenta. Jeśli ważniejsze s a ˛ panele
dyskusyjne, zadbajcie o różnorodność w ich składach i o to, by nie były
takie same, jak na poprzednich edycjach i pokrewnych wydarzeniach.
31