Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONwersacje (2019) | Page 21

sprz˛etu, spisać ewentualne zakupy (bo np. brakuje przejściówki albo
kabel grozi zwarciem), zaplanować moment podł aczania
˛
rzeczy przed
sam a ˛ imprez a.
˛ Jeśli o to nie zadbacie, przykre niespodzianki możecie
sobie od razu wpisać w budżet.
Rzecz ostatnia, acz konieczna i niezb˛edna: zapisy na program. Je-
śli 80% atrakcji na waszym konwencie to sesje b adź
˛ turnieje, to każda
wpadka w tym temacie odbije si˛e trzy razy wi˛ekszym echem, bo nie
b˛edzie si˛e dało jej schować za publicznie dost˛epnymi prelekcjami czy
warsztatami. Dlatego jakkolwiek postanowicie to zrobić, miejcie pew-
ność, że wiecie, co robicie, dlaczego robicie to właśnie tak i kto za to
wszystko odpowiada.
Zapisy można zorganizować na wiele różnych sposobów. Jedne po-
lecam, innych nie. Na pewno niezł a ˛ pomoc a ˛ techniczn a ˛ jest aplikacja
Google Forms, dzi˛eki której w kilka minut możecie stworzyć formu-
larz zapisu na dowolny punkt programu i opublikować go pod pu-
blicznie dost˛epnym linkiem. Koordynator odpowiedzialny za rejestra-
cj˛e może na bież aco
˛ monitorować spływaj ace
˛ odpowiedzi i zamkn ać
˛
dost˛ep, kiedy zbierze si˛e już odpowiednia liczba uczestników. Alterna-
tywnie, jeśli posiadacie w drużynie postać o klasie Programista poziom
3 lub wyższy, możecie pokusić si˛e o stworzenie własnej aplikacji, któr a ˛
łatwiej b˛edzie dostosować do potrzeb danej imprezy. Jak kto lubi.
Niezależnie od tego, jak a ˛ konkretn a ˛ aplikacj˛e wybierzecie, dobrze
jest, by w chwili otwarcia zapisów ktoś na bież aco
˛ monitorował sytu-
acj˛e. Jeśli impreza dobrze si˛e przyj˛eła w mediach i odpowiednio dużo
ludzi planuje na ni a ˛ przyjść, wi˛ekszość zgłoszeń otrzymacie w ci agu
˛
kilku godzin od otwarcia zapisów. Ktoś powinien na bież aco
˛ odświe-
żać te zgłoszenia, potwierdzać zapis, informować, że jest komplet i za-
mykać pełne punkty programu. Jeśli nikt nie jest w stanie robić tego
na bież aco,
˛ napiszcie gdzie si˛e da czerwonymi literami, że na potwier-
dzenie zapisu należy cierpliwie poczekać do 48 godzin i że robicie,
co możecie, by skrócić ten czas. A jeśli wasza aplikacja na bież aco
˛
wyświetla stan zapisów, to przetestujcie j a ˛ wcześniej na nieopubliko-
wanej stronie pod k atem
˛
rzetelności wyświetlanych danych. Inaczej
nast˛epnego dnia czeka was odpisywanie na wiadomości od zdezorien-
towanych potencjalnych uczestników albo kupoburza na fejsie, że tam
na tym konwencie w tych zapisach to syf, panie, maj a,
˛ ja do nich wi˛e-
cej nie przyjd˛e. Profilaktyka jest lepsza niż kryzys PR.
Słabym pomysłem jest zbieranie zgłoszeń drog a ˛ mailow a ˛ b adź
˛ w ko-
mentarzach na Facebooku. Z dwóch powodów. Po pierwsze, auto-
matyzacja tych dwóch metod jest praktycznie niemożliwa i zostawia
osob˛e odpowiedzialn a ˛ za zapisy z mas a ˛ dodatkowej pracy sortowniczo-
rozkminialniczej (bo na 99% ktoś napisze w mailu coś, co rozumiał
21