Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017)

Artur „Dzikowy” Olchowy Trzeba pamiętać, że ludziom też zdarza się „psuć”; odpowiedzialny koordynator przygotowuje folder z informacjami na wszelki wypadek. Zostawia na pulpicie plik, a w nim instrukcję, hasła do organizatorskich skrzynek mailowych albo notatkę, w którym katalogu jest konwentowy bajzel (to u mnie – ale można też mieć konwentowy porządek), miejsce, w którym znajdują się dokumenty, wizytówki, PIN do telefonu z kontaktami itd. Bo kryzysem może być wypadek, któremu ulegnie koordynator lub jego niedyspozycja z dowolnego innego powodu, co pociąga za sobą znaczne utrudnienie pracy całego zespołu. Fakt, że po udanej imprezie idziemy z torbami również można uznać za pewnego rodzaju kryzys. Szacowanie frekwencji jest łatwe w przypadku starszych i bardziej stabilnych pod względem rozmiaru wydarzeń, ale nawet takim może się przytrafić jakaś nieprzewidywalna okoliczność: może to być katastrofa skutkująca żałobą narodową, upał zniechęcający uczestników do wyjścia z domów, epidemia grypy czy cokolwiek innego. W ten sposób impreza jest kilka tysięcy złotych w plecy. Takiej sytuacji zapobiec można wyłącznie z dużym wyprzedzeniem, na przykład szukając możliwości skredytowania ewentualnej straty (zawsze się przyda dla komfortu psychicznego!) lub po prostu od samego początku ciąć koszty. Największym problemem jest przewidywanie kryzysów w samym zespole. Braki kadrowe, brak motywacji i wypalenie, konflikty, inne obowiązki – rodzinne lub zawodowe – mogą położyć nawet najbardziej ambitny i najlepiej przygotowany projekt. Takie kryzysy wybuchają najczęściej przed wydarzeniem, nie w trakcie, zazwyczaj dzieje się to jednak na tyle późno, że pozostaje łatanie dziur, a nie planowe modyfikowanie projektu i przesuwanie zasobów. W tym obszarze konieczna jest asertywność, a także dużo szczerości i uczciwości. Koordynator jest odpowiedzialny przede wszystkim za ludzi, a dopiero później za wydarzenie. Jeżeli brakuje ci rąk do pracy, jeżeli widzisz, że ludzie za dużo się poświęcają, żeby zrealizować swoje zadania, to rozważ odwołanie imprezy. Im wcześniej się na to zdecydujesz, tym mniej szkód i zmarnowanej pracy. Jeśli połowa pionów nie jest obstawiona na początku projektu, to z pewnością nie skompletujesz zespołu. Poza tym żaden konwent nie jest wart utraty pracy, rozbicia związku, załamania nerwowego czy zawalenia roku studiów! Lepiej pomóc w organizowaniu innego wydarzenia ekipie z innego miasta. Częstym i groźnym dla imprezy błędem kadrowym jest kluczenie wokół kogoś, kto się nie wyrabia, nie wykazuje materialnych postępów 45

Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017) | Page 45