Wyprowadzić kryzys
Wyprowadzić kryzys
Artur „ Dzikowy” Olchowy
Kryzysy się zdarzają, a im bardziej złożony projekt, przy którym pracujemy, tym większe prawdopodobieństwo ich wystąpienia. Konwenty są wydarzeniami o skomplikowanej strukturze, organizowanymi przez duże zespoły, z udziałem wielu podmiotów zewnętrznych i mnóstwem uczestników. Najczęściej są kilkudniowe, często całodobowe, dlatego drugiego lub trzeciego dnia( a niekiedy tydzień przed rozpoczęciem) większość organizatorów jest niewyspana, przemęczona, zestresowana, czasami chora – może więc popełniać błędy. Ponadto na samych konwentach dużo się dzieje, dlatego to zdecydowanie najgorszy czas na rozwiązywanie kryzysów. Trzeba to zrobić wcześniej. Najlepiej dużo wcześniej.
Zarządzanie kryzysami opiera się na analizowaniu całego projektu w dwojaki sposób: optymistycznie planujemy i działamy tak, żeby się wszystko udało, a jednocześnie gromadzimy dodatkowe zasoby i alternatywne rozwiązania, szykujemy procedury i przygotowujemy się psychicznie, jakby wszystko miało się zawalić. Ale to nie koniec! Najlepiej, żeby takie myślenie towarzyszyło przygotowaniom już od pierwszego dnia: przy wyborze miejsca, programu, sposobów promocji. Na każdym etapie planowania należy wziąć w łapki i poobracać poszczególne elementy, wyobrażając sobie najróżniejsze katastrofy. Mamy dogadany budynek? Nie zaszkodzi przynajmniej wstępnie się rozejrzeć, czy w okolicy nie ma alternatywy. Na wypadek, gdyby pierwszy spłonął lub gdyby szambo wybiło i zalało całe piwnice dzień przed konwentem( autentyk!). Mamy dogadaną drukarnię? Może się zdarzyć awaria maszyn podczas druku informatorów, więc obdzwońmy wcześniej kilka innych i spytajmy, czy mają moce przerobowe w noc przed imprezą. Analogicznie z zapasowymi samochodami, rzutnikami i wentylatorami( nie wynajmować, nie kupować – tylko zorientować się, skąd, ewentualnie, można je zdobyć i za ile). Ba, rezerwowi prelegenci! „ Będziesz na naszym konwencie? Masz gotowe prelekcje z poprzednich lat? To jeśli nam ktoś wypadnie, wciskamy ciebie”. Zmiana programu to nie dziura w programie, ale to też najlepiej uzgodnić wcześniej. Różne rzeczy się dzieją, urządzenia się psują, ludzie nawalają, dlatego warto przynajmniej zapytać o możliwość awaryjnego zastąpienia tego, co może się zepsuć, nie dojechać, nie zadziałać. Czyli wszystkiego.
44