KONcepcje
−− logo sponsora na koszulkach konwentowych , torbach , smyczach , znaczkach lub innych materiałach ,
−− w przypadku sponsorów bardzo cennych możliwe jest nawet dodanie imienia lub firmy sponsora do nazwy imprezy – na przykład Foka Helcon zamiast po prostu Helcon .
Poza oczywistymi i koniecznymi zasadami współpracy ze sponsorami , takimi jak trzymanie się ustaleń i wywiązywanie ze zobowiązań , warto wprowadzić tak zwane dobre praktyki . Dobre praktyki stosowane powszechnie i mające kluczowy wpływ na jakość relacji ze sponsorem to na przykład : estetyczny wygląd oferty wysyłanej w formie przejrzystego pliku PDF , stały kontakt i kontrola poziomu zadowolenia z realizacji umowy , oficjalne podziękowanie za współpracę po imprezie .
Wystawcy
Wystawcy stanowią potencjalnie istotne źródło wpływów imprezy . Także dlatego , że znacznie łatwiej pozyskać wystawców niż sponsorów . Dlatego oferta , realizacja zobowiązań i kontrola poziomu zadowolenia wystawców ze współpracy powinna być realizowana tak samo starannie , jak w przypadku sponsorów , patronów i partnerów konwentu .
Uzgadniając warunki , należy pamiętać o możliwości uiszczenia części lub całości opłaty za stoisko w barterze . Jest to chętnie wybierana przez wystawców forma regulacji zobowiązań – nie tylko ze względów finansowych , lecz także proceduralnych .
Jeśli decydujemy się na wymianę barterową , warto zwrócić uwagę na następujące kwestie :
−− kurs gotówka-barter : w przypadku uiszczenia opłaty w postaci barteru , dopuszczalne i często praktykowane jest ustalenie kursu barterowo-gotówkowego . Przykładowo przeliczając opłatę za stoisko wysokości 100 zł na barter o wartości 200 zł ( po cenach okładkowych czyli sklepowych );
−− uzgodnienia dotyczące dostaw : w przypadku dostawy barterowej należy z góry ustalić termin dostarczenia towaru , sposób dostawy oraz stronę pokrywającą koszty dostawy . Zazwyczaj koszt ten bierze na siebie wystawca , warto jednak pamiętać o uzgodnieniu tej kwestii , by uniknąć nieporozumień ;
−− ustalenie składu barteru : czyli dokładne wyszczególnienie , jakie towary otrzymuje konwent w ramach wymiany . To punkt , o którym warto pamiętać . Znakomita większość wystawców oferujących swoje
12