Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017)

KONcepcje liczbę uczestników, nie tylko po to, by zaplanować pojemność sal i liczbę atrakcji czy ze względu na przepisy (na przykład przeciwpożarowe), lecz także w celach promocyjnych. 3 . Które kwestie są niezbędne, by impreza w ogóle się odbyła? Elementy konieczne muszą znaleźć się na szczycie listy priorytetów. Nic nie stoi na przeszkodzie, by po zrealizowaniu planu minimum wzbogacić imprezę o dodatkowe atrakcje, pamiętajmy jednak, by nie dopuścić do sytuacji, w której pokaz sztucznych ogni uniemożliwi nam sfinansowanie lokalizacji czy transportu. 4 . Gdzie odbędzie się impreza? Wśród kwestii koniecznych, bez których impreza odbyć się nie może, najważniejszą pozycją w budżecie jest zazwyczaj lokalizacja. Sytuacja, w której dysponujemy budynkiem lub terenem już na starcie, jest optymalna i najwygodniejsza, niestety w przypadku dużych konwentów zdarza się rzadko. Poszukiwania lokalizacji i negocjacje najlepiej rozpocząć możliwie jak najwcześniej. Nie tylko dlatego, że jest to kwestia kluczowa finansowo i promocyjnie, lecz także dlatego, że lokalizacja często określa możliwości programowe – a te z kolei wpływają na budżet. Z czego składa się budżet imprezy? Tworząc budżet imprezy, mamy do czynienia z dwoma podstawowymi danymi: kosztami i wpływami. Stare porzekadło księgowych mówi: pamiętaj, przychodzie, żyj z rozchodem w zgodzie. Jest to zasada, która sprawdza się także przy organizacji konwentów. Z jednym zastrzeżeniem – konwent to nie jest tylko tabela; konwent to złożony układ, w którym nie wszystko da się przewidzieć. Dlatego planując rozdysponowanie każdej złotówki z wpływów, warto zaplanować także to, czego zaplanować nie sposób: przewidzieć, że wydarzy się coś nieprzewidzianego. Na to coś warto zachować niewielką rezerwę finansową, którą w razie braku niespodzianek przeznaczyć będzie można na przykład na sfinansowanie kolejnej edycji imprezy. Albo dodatkową atrakcję na edycji bieżącej. Albo na działalność statutową klubu lub fundacji będącej oficjalnym organizatorem. Krótkie zestawienie potencjalnych kosztów − − budynki programowe, − − szkoła noclegowa, 8

Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017) | Page 8