Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017)

Klaudia „Foka” Heintze Jak liczyć, żeby się nie przeliczyć: podstawowe zasady tworzenia budżetu imprezy kulturalnej Organizacja konwentu opiera się na kilku czynnikach, które decydują o charakterze i powodzeniu imprezy. Konkretne warunki muszą zostać spełnione w określonych ramach czasowych oraz uwzględniać możliwości finansowe organizatora. Kluczową kwestią wyznaczającą kierunek kolejnych działań jest pomysł. Niezbędne i absolutnie absolutnie niezbędne dla ostatecznego kształtu imprezy są zasoby ludzkie i wola współpracy. Liczy się także czas, o czym warto pamiętać, planując imprezę wymagającą wieloetapowych przygotowań. Oczywiście należy mieć na uwadze również lokalizację, promocję i atrakcje. I tu pojawia się kwestia prozaiczna, decydująca jednak o realizacji wszystkich wspaniałych pomysłów: pieniądze. Szkic budżetu Istnieją elementy dla imprezy niezbędne, bez których konwent odbyć się nie może oraz atrakcje pożądane, lecz niekonieczne. Planując budżet imprezy, warto oddzielić jedne od drugich. Dlatego najpierw należy zadać sobie pytanie o to, jaką imprezę chcemy robić oraz uświadomić sobie, czym dysponujemy na starcie. Warunki konieczne i niekonieczne będą bowiem różne w zależności od punktu wyjściowego. Pytania, na które warto znać odpowiedź, zanim zaplanujemy budżet 1 . Do kogo skierowana jest oferta? Inne wymagania będzie miał konwent literacki, inne spotkanie z grami planszowymi, a jeszcze inne impreza larpowa. 2 . Na jaką liczbę uczestników planujemy imprezę? Przy tworzeniu budżetu kluczową kwestią jest określenie minimalnej liczby uczestników, jakiej możemy się spodziewać. I na tę najniższą frekwencję planujemy podstawowy budżet. Wyjątkiem będą imprezy otwarte – bez płatnych wejściówek, finansowane ze środków publicznych lub innych źródeł. Jednak nawet w tym przypadku warto określić szacunkową 7

Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017) | Page 7