KONcepcje
−− logo sponsora na koszulkach konwentowych, torbach, smyczach, znaczkach lub innych materiałach,
−− w przypadku sponsorów bardzo cennych możliwe jest nawet dodanie imienia lub firmy sponsora do nazwy imprezy – na przykład Foka Helcon zamiast po prostu Helcon.
Poza oczywistymi i koniecznymi zasadami współpracy ze sponsorami, takimi jak trzymanie się ustaleń i wywiązywanie ze zobowiązań, warto wprowadzić tak zwane dobre praktyki. Dobre praktyki stosowane powszechnie i mające kluczowy wpływ na jakość relacji ze sponsorem to na przykład: estetyczny wygląd oferty wysyłanej w formie przejrzystego pliku PDF, stały kontakt i kontrola poziomu zadowolenia z realizacji umowy, oficjalne podziękowanie za współpracę po imprezie.
Wystawcy
Wystawcy stanowią potencjalnie istotne źródło wpływów imprezy. Także dlatego, że znacznie łatwiej pozyskać wystawców niż sponsorów. Dlatego oferta, realizacja zobowiązań i kontrola poziomu zadowolenia wystawców ze współpracy powinna być realizowana tak samo starannie, jak w przypadku sponsorów, patronów i partnerów konwentu.
Uzgadniając warunki, należy pamiętać o możliwości uiszczenia części lub całości opłaty za stoisko w barterze. Jest to chętnie wybierana przez wystawców forma regulacji zobowiązań – nie tylko ze względów finansowych, lecz także proceduralnych.
Jeśli decydujemy się na wymianę barterową, warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:
−− kurs gotówka-barter: w przypadku uiszczenia opłaty w postaci barteru, dopuszczalne i często praktykowane jest ustalenie kursu barterowo-gotówkowego. Przykładowo przeliczając opłatę za stoisko wysokości 100 zł na barter o wartości 200 zł( po cenach okładkowych czyli sklepowych);
−− uzgodnienia dotyczące dostaw: w przypadku dostawy barterowej należy z góry ustalić termin dostarczenia towaru, sposób dostawy oraz stronę pokrywającą koszty dostawy. Zazwyczaj koszt ten bierze na siebie wystawca, warto jednak pamiętać o uzgodnieniu tej kwestii, by uniknąć nieporozumień;
−− ustalenie składu barteru: czyli dokładne wyszczególnienie, jakie towary otrzymuje konwent w ramach wymiany. To punkt, o którym warto pamiętać. Znakomita większość wystawców oferujących swoje
12