vượt quá quy định của CIPA về việc bảo vệ học sinh . Muốn truy cập Internet qua kết nối do khu học chánh cung cấp thì trước hết học sinh phải xin phép chuyên viên học vụ và được người đó giám sát . Học sinh dùng Internet ( qua đường truyền của khu học chánh ) phải cư xử đúng mực trực tuyến , giống như khi đang ở tại lớp học hoặc nơi khác trong trường . Nếu học sinh sử dụng trang cụ cá nhân cùng với dạng truyền dữ liệu riêng ( 3G / 4G ) thì không bị chận lọc như khi dùng Internet tại khu học chánh . Nếu dùng đường truyền riêng để khai thác Internet theo cách không thích hợp thì sẽ bị kỷ luật . Cũng áp dụng nội quy chung y hệt như vậy đối với hành vi cư xử và truyền thông . CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG Điện thư của nhân viên Khu học chánh giữ quyền điều quản hệ thống điện thư để ban nhân viên dễ thực hiện hoạt động kinh doanh / truyền thông . Mọi dữ liệu điện thư đều được lưu trong hệ thống cho tới khi nhân viên xóa bỏ . Nhân viên phải kịp thời xóa bớt dữ liệu ; người quản trị hệ thống có thể dẹp bỏ dữ liệu như thế nếu người dùng không thực hiện thường kỳ .
Tin nhắn điện tử lưu trên máy chủ của khu học chánh được xem như bất kỳ tài sản nào khác của trường . Tức là : người quản trị hệ thống sẽ không cố ý kiểm xét nội dung điện thư của người dùng , và cũng không tiết lộ nội dung đó cho nơi nào khác ( khác hơn người gởi hay bên nhận đã định ) nếu chưa được bên gởi hoặc người nhận đồng ý , trừ khi luật lệ hay chủ trương của khu học chánh đòi hỏi như thế , hoặc khi cần điều tra than phiền , trong đó tố cáo điện thư có nội dung trái với chánh sách của chúng tôi .
Khu học chánh cung cấp điện thư cho nhân viên để nâng cao hiệu quả và năng suất truyền thông , cả ở trong tổ chức và khắp toàn thể cộng đồng .
Nhân viên nào dùng điện thư để liên lạc với phụ huynh và học sinh đều phải tuân hành những điều sau đây :
• Phải sử dụng địa chỉ điện thư do trường cung cấp trong mọi lần liên lạc với phụ huynh và học sinh . Không cho phép nhân viên dùng điện thư riêng để liên lạc với phụ huynh / học sinh .
• Điện thư không phải là môi trường để tranh cãi , bày tỏ súc động , hoặc trình bày những điều cần giữ kín . Tốt nhất nên giải quyết các vấn đề đó qua điện thoại hoặc họp mặt riêng .
• Điện thư gởi tới phụ huynh phải giữ đúng phong cách chuyên nghiệp thường dùng trong thư tín . Trong đó kể cả ngữ pháp ( văn phạm ), dạng thức , và cách xưng hô .
• Điện thư gởi tới học sinh phải giữ đúng phong cách chuyên nghiệp thường dùng trong thư tín , và không được có nội dung mang tính cá nhân .
• Mọi điện thư nằm tại máy chủ của Khu Học Chánh đều không thuộc diện giữ kín . Công chúng có thể yêu cầu tiết lộ nội dung theo Luật về Quyền Được Biết ( Right-to-Know Law ) và có thể công khai lấy xem , trừ khi luật pháp bãi miễn điều này .
• Điện thư phải ngắn gọn , mang tánh chất chỉ thị , và chỉ gồm chứa các sự kiện .
• Chỉ liên lạc với phụ huynh theo địa chỉ điện thư ghi trong Hệ Thống Thông Tin về Học Sinh ( Student Information System , hay SIS ), trừ khi đã chứng minh là đang liên lạc với phụ huynh / giám hộ giữ quyền dạy con .
• Chỉ liên lạc với học sinh theo địa chỉ điện thư ghi trong SIS . Đó là địa chỉ điện thư chánh thức do khu học chánh cấp cho học sinh .
• Điện thư gởi cho học sinh cũng được gởi đến phụ huynh dưới tiêu đề cc ( đồng gởi ).
• Phải thận trọng khi nêu tên học sinh . Hãy nhắc đến học sinh qua tên , chữ viết tắt , hoặc “ con của quý vị ”, tùy vào nội dung . Đừng bàn về những em không liên quan .
Nhân viên phải :
• Kiểm xem có điện thư nào mới - ít nhất mỗi ngày một lần .
• Kịp thời trả lời điện thư - thường là trong vòng 2 ngày làm việc .
• Xóa tin đến sau khi đã đọc . Nếu cần lưu tin nhắn vì bất cứ lý do gì thì đưa vào thư mục riêng thay vì để ở thư mục Exchange của máy chủ .
• Tránh gởi kèm tập tin lớn hơn 1 MB . Muốn gởi tập tin cỡ lớn thì sử dụng thư mục dùng chung ở máy chủ của cơ sở .
• Chỉ đăng tên theo dịch vụ liệt kê nào thiết yếu để hoàn thành trách nhiệm .
• Đừng gởi chuyền hay hồi đáp những thư đến thuộc dạng “ nối chuỗi ”.
• Đừng hồi đáp thư rác ( spam ) hoặc mồi chài ( phishing ) - nghĩa là không bấm vào bất cứ đường nối nào , và cũng chớ cung cấp thông tin . Nên biết là nhân viên mạng / liên lạc KHÔNG BAO GIỜ hỏi thông tin trương mục qua điện thư .
• Đừng gởi điện thư cho toàn bộ ban nhân viên . Nội dung muốn nhắn mọi nhân viên phải được gởi tới Ban Truyền Thông và Quan Hệ Công Chúng ( Communications and Public Relations Department ) để lồng vào bản tin điện tử cho nhân viên , nếu thích hợp .
Điện thư của học sinh : Học sinh trung học ( lớp 6 tới 12 ) được khu học chánh cấp trương mục điện thư qua hệ thống Anoka-Hennepin Apps để dễ liên lạc . Có điện thư là một đặc quyền , và học sinh phải tuyệt đối tuân hành hướng dẫn của khu học chánh về việc sử dụng điện thư này . Học sinh chỉ được dùng điện thư vào mục đích giáo dục . Nếu học sinh nhận được điện thư có lời lẽ phỉ báng , bôi xấu , công kích , kỳ thị sắc tộc , hoặc tục tĩu , thì phải lưu nội dung đó rồi lập tức trình báo cáo với giáo viên . Sử dụng đúng điện thư học trò nghĩa là :
• Phải dùng điện thư này để liên lạc với giáo viên và bàn về các bài tập / những gì được phân công , đề án lớp học , và hoạt động tại lớp .
• Phải dùng điện thư này để lồng các đường nối tới tài liệu giúp làm bài tập về nhà ( được tạo trong Google Docs ) và chia sẻ với giáo viên hoặc bạn đồng học . Không nên gởi kèm tài liệu theo điện thư .
• Phải dùng liên lạc điện thư giữa các học sinh để dễ hợp tác , hoạch định , và nghiên cứu những đề án và hoạt động tại trường .
• Giáo viên hoặc nhân viên khu học chánh có thể đọc điện thư , vì nội dung không thuộc diện phải giữ kín hoặc bảo vệ theo quyền riêng tư .
Những trường hợp sử dụng không đúng khi liên lạc :
• Điện thư không được có lời lẽ phỉ báng , bôi xấu , đe dọa , công kích , kỳ thị sắc tộc , hoặc tục tĩu .
• Không được gởi chuyền điện thư khi người gởi chưa cho phép .
Cẩm Nang Học Đường 2017-18 55