1.3 Funciones del archivo:
La principal función del archivo consiste en la conservación de
documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos
mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su
presentación.
Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados.
Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los
asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra
rápidamente lo que se busca.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que
permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además
sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las
actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento
probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la
realización de un acto o la forma de hacerlo.
2. El archivo físico.
2.1. El archivo físico.
Son aquellos que en forma permanente van almacenar información en el
disco.
Cada archivo físico contiene únicamente un formato de registro de longitud
fija. Puede tener una vía de acceso en secuencia por claves para
presentar los datos en una secuencia distinta del orden en que se
añadieron los registros
Custodia y administración de archivos físicos inactivos y activos
manteniendo la confidencialidad y disponibilidad de la información.
El proceso consiste en la recepción, codificación, elaboración de base de
datos, almacenamiento, administración y transporte los archivos físicos.
Contamos con bodegas dotadas con los elementos y sistemas necesarios
para cumplir con requisitos de conservación y garantizar su seguridad.