GLI ESPERTI
ro focus sui propri compiti , sia gestionali che operativi , e ciò produce dilatazione di costi e di tempi , perdita di competitività e stress . La digitalizzazione delle comunicazioni ha certamente migliorato l ’ efficienza della gestione del quotidiano , ma ha anche portato a un fenomeno di cui si parla troppo poco : lo spreco nella ( e della ) comunicazione . Ci può essere d ’ aiuto il metodo Lean : applicandolo alla comunicazione , così come siamo già abituati a fare per i processi , possiamo riconoscere come spreco tutto ciò che è accessorio e distraente rispetto all ’ essenziale , e che limita la generazione di valore .
LA POSTA ELETTRONICA Le principali indiziate quando si parla di spreco sono le e-mail e in generale tutte le forme di comunicazione asincrona , in cui non si scambiano informazioni in tempo reale . E ciò è tanto più probabile quanto più queste sono utilizzate senza una piena consapevolezza dei loro limiti . La comunicazione scritta , come dimostrato dalla ricerca di Mehrabian e Wiener ( 1967 ), si ferma al 7 % circa della comunicazione umana , che è costituita però anche da molte altre manifestazioni : gestualità del corpo , tono della voce , espressioni del volto . Comunicando in modo scritto , spesso scollegato da un contesto tangibile , perdiamo ogni opportunità di cogliere questi segnali e di chiarirne immediatamente il significato : il rischio è quello di perdere il controllo sul successo del messaggio lasciando spazio a malintesi , fraintendimenti e interpretazioni sbagliate . Laddove il ricorso alla comunicazione asincrona diventa preponderante rispetto alle interazioni de visu , sconfinando spesso in un vero e proprio abuso , viene inoltre persa l ’ opportunità di fare crescere i collaboratori attraverso il feedback , la cui efficacia risiede nella tempestività e nella concretezza rispetto al contesto .
I PERICOLI DA EVITARE Parlando specificatamente di posta elettronica , altri pericoli cui porre grande attenzione sono : la mancanza di un oggetto chiaro ; quando si ricevono tante e-mail , e non si può collegare immediatamente il messaggio a un argomento prioritario , il rischio è quello di leggerlo in grave ritardo , o non leggerlo affatto ; un testo eccessivamente lungo ; un elevato numero di destinatari : chi deve rispondere ? Il classico esempio del cane con più padroni destinato a morire di fame . Tutto ciò ha come inevitabile conseguenza la dilatazione dei processi decisionali e quindi ritardi , frustrazione , aumento dei costi . Chiediamoci quindi : non era meglio parlarsi ?
La digitalizzazione delle comunicazioni ha migliorato l ’ efficienza della gestione del quotidiano , ma ha anche generato il fenomeno dello spreco nella ( e della ) comunicazione
IL TEMA DELLE RIUNIONI Anche le riunioni , sia in remoto che in presenza , si dimostrano altrettanto pericolose se organizzate senza una definizione condivisa della target picture comportamentale che le deve disciplinare . Quante volte ci è capitato di percepirle come una perdita di tempo a causa dell ’ eccessiva durata , del basso valore aggiunto , dell ’ assenza di una moderazione e di una gestione dei tempi , dell ’ insufficiente definizione di obiettivi e contenuti , della scarsa qualità delle informazioni sia in ingresso che in uscita ? Sommiamo a tutto ciò il costo di tutte le persone immobilizzate , spesso appartenenti a ruoli manageriali , e avremo ottenuto null ’ altro che un dispendioso e mortificante insuccesso .
INVESTIRE NELLA FORMAZIONE L ’ efficacia della comunicazione richiede quindi da un lato la consapevolezza circa gli strumenti utilizzati , di cui dobbiamo riconoscere potenzialità e limiti , dall ’ altro lo sviluppo di particolari abilità , per esempio l ’ a- scolto attivo e la capacità di dare e ricevere feedback . Tuttavia , ed è purtroppo un errore comune , la capacità di comunicare in modo efficace non può essere data per scontata , quasi fosse un ’ abilità innata ; questa può ( e deve ) essere appresa e migliorata con l ’ esercizio e la pratica costante , in perfetta analogia con la metafora della palestra . L ’ investimento nella formazione e nella crescita delle persone , che sono quasi sempre il principale asset di ogni azienda , è quindi requisito indispensabile per cogliere questo obiettivo . È proprio per questo che Staufen ha sviluppato lo ShopFloor Management ®: un metodo che supporta l ’ implementazione di una comunicazione sincrona , regolare e strutturata , applicato alla quotidianità , e che diventa strumento per gestire le prestazioni ( eccellenza dei processi ) e sviluppare la crescita delle persone ( eccellenza della leadership ) a ogni livello dell ’ organizzazione .
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