por el cual se establece que los documentos
producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de
otras.
Producción documental: Generación de
documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
documentos originalmente consignados en
papel.
Retención documental: Plazo que los
documentos deben permanecer en el archivo
de gestión o en el archivo central, tal como se
consigna en la tabla de retención documental.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras
originales y otros documentos notariales que
los escribanos y notarios autorizan con
formalidades.
Sección: En la estructura archivística, unidad
administrativa productora de documentos.
Radicación de comunicaciones oficiales:
Procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos
de vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de
operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de
los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y
efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos
requeridos.
Registro de ingreso de documentos:
Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de
entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas
naturales.
Serie documental: Conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano
o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas
e informes, entre otros.
Signatura
topográfica:
Identificación
convencional que señala la ubicación de una
unidad de conservación en el depósito y
mobiliario de un archivo.
Sistema
integrado
de
conservación:
Conjunto de estrategias y procesos de
conservación que aseguran el mantenimiento
adecuado de los documentos, garantizando su
integridad física y funcional en cualquier etapa
del ciclo vital.
Sistema nacional de archivos: Conjunto de
instituciones archivísticas articuladas entre sí
que posibilitan la homogenización y la
normalización de los procesos archivísticos.
Subserie:
Conjunto
de
unidades
documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su
contenido y sus características específicas.
Reglamento de archivo: Instrumento que
señala los lineamientos administrativos y
técnicos que regulan la función archivística en
una entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la
fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la
digitalización, que permiten copiar o duplicar
Tabla de retención documental: Listado de
series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo