programas de gestión de documentos y hacer
recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
Conservación de documentos: Conjunto de
medidas preventivas o correctivas adoptadas
para asegurar la integridad física y funcional de
los documentos de archivo.
Consulta de documentos: Acceso a un
documento o a un grupo de documentos con el
fin de conocer la información que contienen.
Copia:
Reproducción
documento.
exacta
de
un
Copia autenticada: Reproducción de un
documento, expedida y autorizada por el
funcionario competente y que tendrá el mismo
valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento
realizada para conservar la información
contenida en el original en caso de pérdida o
destrucción del mismo.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja
la jerarquización dada a la documentación
producida por una institución y en el que se
registran las secciones y subsecciones y las
series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia
de documentos por parte de una institución o
una persona, que implica responsabilidad
jurídica en la administración y conservación de
los mismos,
cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de archivo: Local especialmente
equipado y adecuado para el almacenamiento
y la conservación de los documentos de
archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de
organización de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores
primarios ni secundarios, para su posterior
eliminación.
Deterioro: Alteración o degradación de las
propiedades físicas, químicas y/o mecánicas
de un material, causada por envejecimiento
natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la
reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes:
papel, video, casetes, cinta, película, microfilm
y otros) en una que sólo puede leerse o
interpretarse por computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un
computador por medio de un teclado.
Distribución de documentos: Actividades
tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Documento:
Información
registrada,
cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Documento activo: Aquel con
primarios cuyo uso es frecuente.
valores
Documento de apoyo: Documento generado
por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series
documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de
información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
Documento electrónico de archivo: Registro
de la información generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus actividades
y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Documento inactivo: Documento que ha
dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.
Documento original: Fuente primaria de
información con todos los rasgos y