As ferramentas OLAP são geralmente desenvolvidas para trabalhar com bancos de dados de-normalizados, embora existam ferramentas que trabalham com esquemas especiais de armazenamento, como dados normalizados.
A principal função dessas ferramentas é permitir uma fácil navegação nos dados de um data warehouse, possuindo assim uma estrutura adequada tanto para pesquisas como para apresentação das informações.
Nessas ferramentas de navegação é possível em diferentes níveis de granularidade (detalhamento) de um cubo de dados. Este processo é chamado de Drill que pode ser aumentado pelo usuário (Drill down) ou diminuir (Drill up). Por exemplo um relatório pode estar consolidado por paises, fazendo um Drill down nos dados passam a ser apresentados por estados, cidades, bairros e assim sucessivamente até que o menos nível de detalhamento possível seja alcançado na base de dados. Logo o processo de Drill up consolida os dados em níveis superiores, fazendo o caminho inverso do exemplo ou subindo de paises para continentes, por exemplo.
Outra possibilidade apresentada pela maioria das ferramentas de navegação OLAP é a de rearranjar colunas e linhas. Esse recurso leva o nome de Slice and Dice. Assim é possível trocar a ordem das colunas e linhas bem como suprimi-las ou exibir aquelas que estejam ocultas na visualização dos dados.
Portanto esta possibilidade de manipular os dados de forma rápida é um dos pontos fortes de um data warehouse, fazendo com que os relatórios sejam mais comumente visualizados na tela e não impressos. O analista de informação ou a pessoa que precisa dos dados, pode então navegar nas informações do data warehouse de várias maneiras e ao final pode imprimir ou salvar uma visão da base de dados para um futura consulta.
As bases de dados relacionais armazenam entidades em tabelas discretas devidamente normalizadas, por ser um bom tipo de estrutura de dados para base de dados operacionais, porém para consultas complexas esse esquema de multi-tabelas torna-se demasiado lento. Neste caso, um modelo que apresentaria melhores resultados com OLAP seria uma base de dados dimensionais. Assim sendo OLAP funciona de maneira a reestruturar a base de dados relacionais em um esquema de dados dimensionais. Já foi constatado que em consultas complexas as respostas produzidas por OLAP corresponde a 0.1% do tempo das produzidas em uma base de dados relacional.