Synergiekontakt 2017 Synergiekontakt April 2017

Synergiekontakt Professionelle E-Mail Archivierung bringt Rechtssicherheit Manche meinen das ist wichtig, weil doch Gesetz und mache mei- nen, die Speicherung aller E-Mails verstößt gegen den Datenschutz. D ass die E-Mail Archivierung eine gesetzlich manifestierte Pflicht ist, wissen Sie als IT-Profi sicherlich bereits. Es gelten die „Grundsätze zur ordnungs- gemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unter- lagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" vollumfänglich. Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln, unabhängig von der Größe, Branche oder Zusammensetzung, nun ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Hand- lungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang. Eine entsprechende Archivierungslösung muss implementiert sein. Ab sofort muss bei- spielsweise jede Finanzprüfung jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Ge- schäftsunterlagen ahnden – und das kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Doch was genau hat es mit dem vollum- fänglichen Inkraftreten der GoBD auf sich? Die Archivierung elektronischer Doku- mente ist nun klar geregelt. Das betrifft unter anderem die gesetzliche Aufbewah- rungspflicht elektronischer Geschäftsdo- kumente, Vereinbarungen und Aufzeich- nungen sowie deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein. In Sachen E-Mail Archivierug schließt sich diesbezüglich das letzte Hintertürchen, auf das man sich eventuell in bisherigen Argumentationen noch gestützt hat. Statt- dessen ist die Archivierung elektronischer Post ein rechtlich vorgegebenes Muss ohne Ausreden. WAS MUSS ARCHIVIERT WERDEN? Jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig ge- macht wird, muss archiviert werden.

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