Cumplimiento
É
ste es el segundo de dos artículos
sobre los elementos fundamentales
que deberían estar incluidos en un
programa antilavado de dinero (ALD)
exitoso. El artículo anterior analizó tres
elementos clave — responsabilidad de la
gestión, controles y supervisión y vigilancia del programa — que dan el marco
básico de un programa de cumplimiento.
Al establecer el tono desde el estrato
superior, así también como la aplicación
de controles para incrementar el cumplimiento y verificar para ver que se cumplan
las obligaciones, la institución puede crear
un programa que tenga las herramientas
esenciales para ser exitoso.
Este artículo continúa con el análisis
general de los restantes cuatro elementos
que completan el programa: políticas y
procedimientos, gestión regulatoria, capacitación y reporte.
Políticas y Procedimientos Efectivos
Las políticas y procedimientos establecen los requisitos y pasos básicos
mediante los cuales los empleados llevan
a cabo sus tareas de cumplimiento. Esto
incluye las obligaciones legales y las regulatorias, así también como aquellas decisiones comerciales basadas en el riesgo
tomadas por la institución. Las políticas
y procedimientos que solo son elaboradas
y no se aplican seguramente se volverán obsoletas y probablemente generen
cuestiones de auditoría y examen. Por lo
tanto, deben ser revisadas periódicamente
Al escribir
una carta con
comentarios, es
importante dar
una explicación
clara del
problema
para evaluar si es necesario actualizarlas. Además, son de poca utilidad si los
empleados que deben seguirlas no las
conocen o desconocen cómo acceder a
ellas. A menudo es beneficioso hacer
que las políticas y procedimientos sean
accesibles en línea, como por ejemplo
www.ACAMS.org/espanol
mediante un sitio web interno, para que
la versión más actualizada pueda ser
consultada por todos. Esto también representa un potencial e importante ahorro en
los costos al reducir la cantidad de papel
innecesario utilizado en documentos
estáticos que se desactualizan.
Las políticas y procedimientos también
deberían ser elaborados de una manera
tal que sea la más adecuada para la institución, como la redacción de un documento que se aplique también al nivel más
alto de la institución con procedimientos
más detallados para los distintos grupos
funcionales, como los cajeros, los representantes de cuentas nuevas y el personal
de la oficina de apoyo. Esta estructura le
permite a toda la institución tener una
mayor coherencia aplicando un enfoque
de arriba hacia abajo al cumplimiento. La
institución también podría optar por tener
divisiones internas, como líneas de negocios grandes o entidades legales, para crear
sus propias políticas y procedimientos. Si
bien este enfoque les permite a las divisiones una mayor flexibilidad en la actividad,
es un desafío mayor vigilar centralmente
las operaciones y administrar las posibilidades de enfoques inconsistentes respecto del cumplimiento ALD dentro de la
institución. Sin perjuicio de la posición
tomada, es importante tener alguna supervisión centralizada sobre las políticas y
procedimientos internos de la institución.
Responsabilidad gerencial regulatoria
La responsabilidad gerencial regulatoria
se refiere a la supervisión del ámbito y las
interacciones regulatorias con los reguladores. Se inicia con una lista de todas las
leyes, regulaciones, reglas y estándares aplicables que rigen el cumplimiento. Estos son
los pilares básicos de las políticas y procedimientos de la institución; si un oficial de
cumplimiento pueden identificar las políticas y procedimientos que se refieren a cada
una de las obligaciones aplicables en la ley
o las regulaciones, él/ella debería tener una
buena idea de que las políticas y los procedimientos están por lo menos incluyendo
lo básico. También es bueno tener una lista
de las guías regulatorias aplicables, ya que
esto ayuda a que la institución conozca las
expectativas de los reguladores con relación
a las políticas y procedimientos. Si bien la
guía generalmente no es vinculante, como
lo son la ley y las regulaciones, con frecuencia es el estándar mínimo que el regulador
aplicará al examinar a una institución. A
menudo ayuda en un examen poder identificar cómo las políticas y procedimientos
reflejan la guía regulatoria.
Mientras que tener un inventario exacto
de las leyes y regulaciones puede ser una
tarea importante, no sirve de mucho si
no existe un proceso para actualizarlo.
Las leyes y regulaciones cambian con el
tiempo; esto requiere un proceso para
identificar los cambios e incluirlos en las
políticas y procedimientos en la medida
que sea necesario. Por esta razón, es importante tener un conocimiento de las obligaciones vigentes para saber cuáles son los
cambios — así también como saber cuáles
son las modificaciones que tendrán un
impacto sobre la institución y qué deberá
hacerse para implementar los cambios.
Al identificar las modificaciones que se
necesitarán, puede prepararse una lista
para facilitar su inclusión en las políticas y procedimientos así también como
permitir la supervisión centralizada de la
implementación de las modificaciones en
una institución más grande. La lista también ayudará a comunicar los