SOLUCIONES PRÁCTICAS
estratégicos de la institución. Esto no sólo le consigue la cobertura que necesita, sino también muestra a la junta directiva y a la alta dirección que no está construyéndose un imperio. Puede doblar de forma efectiva su personal mediante la adopción de este enfoque, pero se requerirá aceptación por parte del director ejecutivo de auditoría y de sus compañeros, ya que se va a establecer un entorno de reportes matriz.
La mayoría de los auditores le darán la bienvenida a la oportunidad de ser reconocidos como parte de un equipo de auditoría de delitos financieros, además de sus propias áreas de cobertura. Algunos ejecutivos de auditoría no disfrutarán de renunciar a parte de su personal a tiempo parcial. Ahí es donde ser un buen político ayudará. Haga de estos co-empleados parte de su equipo central de SME, incluso si ellos no responden directamente a través de su función de auditoría de cumplimiento. Invítelos a las reuniones, formación, etc., y comuníquese con ellos igual que si estuvieran en su equipo principal.
‘ Venda’ su presupuesto y planifique para las contingencias
El dinero es todo. Sin una financiación adecuada, no tendrá éxito. Aquí es donde a menudo se necesita ser a la vez un SME y vendedor, con un poco más de énfasis en las ventas. Si configura la estructura correctamente y la presenta para que se le considere a usted a la vez eficaz y eficiente, lo llevará lejos en la obtención de la aprobación del presupuesto.
Sin embargo, siempre se debe tener planes de contingencia ya que los presupuestos cambian constantemente. Esto puede incluir cualquier cosa desde tener trabajo conjunto fácilmente disponible hasta ajustar los horarios de auditoría, pero sin impacto material de cobertura basado en el riesgo del plan de auditoría.
Adueñarse del proceso
El director ejecutivo de auditoría debe adueñarse de la auditoría de los delitos financieros. La coherencia en el enfoque y la presentación de informes es extremadamente importante. Aquí es donde la metodología o proceso entra en acción.
Todo su departamento de auditoría debe seguir la misma metodología para la ejecución de las auditorías de los delitos financieros, proponer y disponer problemas, y comunicar los problemas en los informes de auditoría a la alta dirección y a la junta directiva, y a los reguladores. Desde los programas de revisión estándar y de entrenamiento, la metodología también debe incluir protocolos para la escalada de las observaciones de delitos financieros a los SME designados, para los informes que contengan cualquier número de delitos financieros pasados por alto por los SME y para los informes integrados por el ejecutivo de auditoría de delitos financieros. ¿ Por qué integrado? Para dar un ejemplo; la última cosa que quiere usted es tener dos temas de conozca a su cliente reportados de manera diferente de un país a otro, o incluso peor, que se pase por alto uno. También ayuda en las instituciones más grandes en las que tendrá que emitir un dictamen anual sobre la salud de los programas generales.
Maneje relaciones en un ambiente sin sorpresas
Administre sus relaciones con las partes interesadas, los reguladores, los comités de auditoría, los comités de cumplimiento, los de recursos humanos y sí, su jefe, el director ejecutivo de auditoría. Establezca un entorno sin sorpresas para ser totalmente transparente.
Mantenga reuniones periódicas con las partes interesadas y los reguladores. Ninguno de ellos debería tener que hacer muchas preguntas cuando se reúna, ya que usted debería facilitar sistemáticamente la información relevante antes del turno de ellos en sus reuniones. Use las presentaciones y las métricas— no se limite a verbalizar. Los temas y las métricas de tendencias son particularmente útiles.
Escuche a sus otras funciones de control y a sus reguladores. ¿ Están recogiendo algo que usted no ha cubierto o que no estaba planeando cubrir? Adelántese a sus reguladores; ellos lo respetarán por ello.
Puede haber algunas sorpresas para usted, aquí y allá, pero si usted encuentra que se está sorprendiendo con frecuencia, entonces hay algo que está mal con su técnica de comunicación y, posiblemente, su capacidad de escucha. Sus partes interesadas necesitan su ayuda, lo quieran o no.
Acérqueseles lo más posible y asegúrese de que conocen su equipo o al menos sus calificaciones. Hágales saber que usted está allí para ayudarlos y no debilitarlos. Demasiados auditores sienten que la independencia se traduce en una operación en secreto o en un entorno de“ te agarré”.
Por desgracia, resulta difícil trabajar con algunos grupos y lo mantendrán tan distantes como sea posible, no importa cómo se intenta administrar la relación. Algunos pueden hasta socavar todo lo que puedan. El mejor enfoque en respuesta a esto es seguir siendo profesional.
En particular, recursos humanos están en esta lista de gestión de relaciones, debido a que en la mayoría de las instituciones, puede ser un excelente socio en la autorización de presupuestos y la obtención del talento adecuado. Eduque al departamento en su visión. Hágase amigo del ejecutivo de recursos humanos del más alto rango, que puede ser el activo más valioso en el corto y largo plazo.
Lección
Establezca un entorno sin sorpresas para ser totalmente transparente
No hay una bala mágica para la construcción y gestión de una función de auditoría de delitos financieros. Estas sugerencias para la dotación de personal, cultura, estructura, presupuesto, metodología y gestión de las relaciones representan algunos enfoques probados utilizados en tres instituciones grandes y complejas. Complementan el consejo publicado en la pieza que acompaña a esta:“ El Impacto de un Departamento de Auditoría Ineficaz en Materia de Responsabilidad Corporativa y Personal”. 2 Los auditores de delitos financieros de hoy necesitarán toda la fuerza que puedan reunir en esta era de la supervisión reguladora aumentada y de su ejecución.
Ross Marrazzo, director general, Treliant Risk Advisors, Nueva York, NY, EE. UU., rmarrazzo @ treliant. com
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Ibid.
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