soLuCiones PRÁCtiCAs
Cumplimiento NSM Exitoso:
Desmitificando a la revisión independiente
n
o importa si usted es nuevo en el
mundo del cumplimiento de los
Negocios de Servicios Monetarios
(NSM) o si es un profesional experimentado,
enfrentar una auditoría puede ser un desafío.
Mientras que el título 31 U.S.C. Sección
5318(h) de la Ley de Secreto Bancario (LSB)
indica que todo NSM está obligado a tener
una revisión independiente para “examinar,
monitorear y mantener su programa antilavado de dinero”, la ley no indica la frecuencia
y qué debería incluirse en la revisión. Como
oficial de cumplimiento, esas decisiones
caen directamente sobre sus espaldas. Sea
que usted la considere una auditoría o una
revisión del programa, el proceso conlleva
una larga y detallada revisión de sus políticas y procedimientos y usted debe estar
preparado. Pero para algunos que enfrentan
el desafío, el proceso de revisión puede
parecer un misterio. A continuación, tres
expertos en cumplimiento NSM desmitifican
el proceso y comparten información sobre
cómo aprovechar al máximo su auditoría.
Preparándose para la revisión
“El hecho de que la regulación no indique la
frecuencia con que un NSM debería tener una
revisión fue una decisión deliberada”, dijo
Al Gillum, CAMS, presidente de Advanced
Compliance Technologies, LLC, e inspector
postal retirado que ayudó al Servicio Postal
de los EE.UU. a elaborar su propio proceso
de revisión independiente. “Su cronograma
de revisión debería estar basado en el riesgo.
Debería analizarse el tamaño y ámbito de su
organización y la clase de riesgo involucrado
en sus productos para decidir la frecuencia
con la cual debe realizarse una revisión.
¿Tiene frente a sí transacciones anónimas
como giros de dinero, o la mayoría de sus
transacciones son con titulares de cuenta
identificados? Puede ser que una vez al año
sea suficiente o puede ser que necesite realizarse la revisión con más frecuencia”.
28
La decisión de la periodicidad es solo el
primer paso del proceso. Es igualmente
importante decidir quién hará su revisión. En
una compañía grande la auditoría podría ser
realizada por otro grupo de la empresa mientras que un NSM más pequeño podría requerir
que la haga un tercero. Cualquier opción es
aceptable, siempre que quien haga la revisión sea independiente del oficial de cumplimiento. Pero independiente no significa que
la oficina de cumplimiento no participe.
“Los auditores van a estar en control de la
evaluación”, dijo Gillum. “Pero ciertamente
el oficial de cumplimiento debería conocer
totalmente su programa y debería conocer
las áreas o temas que deberían analizarse.
Una revisión independiente es un camino
de ida y vuelta y el oficial de cumplimiento
tiene el derecho de pedir que se revisen
ciertas áreas”.
Al preparar la revisión, Gillum recomienda
los siguientes pasos:
• Elegir a un auditor que esté familiarizado con su industria y línea de negocio.
Además, las regulaciones varían de estado
a estado, por lo tanto, asegúrese de que
quien realice la revisión esté familiarizado
con los estados en los cuales usted opera.
• Haga un resumen de los temas de interés
que pueda tener acerca de su programa
o áreas que desee revisar. Analice estos
temas durante la reunión preliminar
y asegúrese de que los mismos sean
incluidos en el proceso de revisión.
• Mantenga a