Siris. Kirjastus Üks Eesti Ettevõtja 2018 | 页面 12

Kuidas toimub üleminek e-arvetele ning
millist tarkvara ja operaatorit valida?
Viimastel aastatel räägitakse järjest enam e-arvetest, mis moodustavad praeguseks juba päris
suure osa kõikidest arvetest. Hetkel on need rohkem levinud küll suuremate ettevõtete hulgas,
kuid aja- ja rahakokkuhoiu annavad e-arved ka väikefirmadele. Mis on e-arved, miks neid eelistada
ja kuidas valida parim tarkvara e-arvete halduseks? Soovitusi jagab tarkvaraarendaja Interinx
juht Ingmar Pappel.
Viimasel aastakümnel on enamikus
ettevõtetes olnud kasutusel PDF-arved,
mida on pealtnäha lihtne käsitleda. Neid
saab välja trükkida, e-kirjaga saata
ja vaadata igas arvutis või seadmes.
Samas on PDF-arvel suur puudus – see
ei ole masinloetav. E-arve ehk XML-
arve aga on ja selle töötlemiseks on
vaja arvehaldus- või finantstarkvara.
Tegelikult saab ka e-arvet meilitsi saata,
ent lugeda saab seda sel juhul vaid
arvehaldus- või finantstarkvara abil.
E-arve loob mugavuse, kus kõik
finantsasjad on ühes majandustarkvaras
ja arvete saatmine käib määratud ajal
automaatselt. Kinnitus selle kohta, et
arve saaja on arvega nõus, lisatakse
otse tarkvaras ning tavaliselt lisatakse
menetlustarkvaras arvele ka sellega
seotud raamatupidamiskanded ehk
konteering. See on oluline just nendes
ettevõtetes, kus ettevõtte juht ei
tee ise ülekandeid ja arve tasumine
raamatupidaja poolt eeldab, et ettevõtte
juht on arve kinnitanud. Samamoodi
lisatakse avalikus sektoris arve juurde
enne selle kinnitamist ja raamatu-
pidamisse edastamist konteering ehk
kululiigid, arvelduskontod ja eelarveread,
kuna raamatupidaja ei saa võtta vastutust
raha kulutamise eest. Asutuse juht
kinnitab arve koos konteeringuga ja
raamatupidaja teeb ülekande.
Niisiis on e-arve kasutamiseks tarvilik
vastav tarkvara. On nii tarkvarasid,
mis juba sisaldavad e-arve võimekust,
kui ka lihtsamaid, spetsialiseeritud
arvehaldustarkvarasid. Viimased
on enamasti väheste võimalustega,
madala kuutasuga ning arvemenetluse
võimaluseta, samas on neil lihtne ja
12
kiire e-arve koostamise võimekus.
Need on vajalikud ettevõtetele, kelle
raamatupidamistarkvarade keerukusest
tingituna võib jääda palju arveid
saatmata ja koostamata lihtsalt sel
põhjusel, et arve koostamisele kulub
palju aega või arvet oskab koostada
ainult raamatupidaja.
E-arve saatmine e-kirjaga – on
see hea mõte?
E-arve on loodud küll liikuma
spetsiaalsetes tarkvarades, ent kui
vastuvõtusüsteem oskab e-kirja seest
e-arvet masinloetaval kujul välja lugeda,
siis miks mitte. Meili teel saabunud e-arvet
oskavad töödelda tegelikult mitmed
tarkvarad, kuid e-arveoperaatoritest
toetab e-kirjast XML-arve vastuvõtmist
menetlustarkvarasse ainult üks
– Amphora.
Kui teie tarkvarasüsteemil on e-arvete
võimekus, on mõistlik muuta ka
sissetulnud paber- või PDF-arved
e-arveteks, et kogu arvemajandus oleks
sarnaselt digiteeritud. Digiteerimisega
tegelevad Eestis iga päev tuhanded
raamatupidajad, sest PDF-arve andmete
sisestamine finantstarkvarasse on ka
digiteerimine. Kuna digiteerimine ei
vaja eriharidust raamatupidamise alal,
vaid ainult täpsust ja head klaviatuuri
kasutusoskust, pakuvad e-arve
operaatorid seda teenust küllatki
soodsalt – ühe PDF-arve muundamine
e-arveks maksab 0,3–0,7 eurot. Mugav
ja soodne! Digiteerimine on muuhulgas
vajalik ka e-arvete arhiveerimiseks, sest
seaduse järgi tuleb säilitada ettevõtte
arveid seitse aastat.
Olulisema ks opera ator teenuse
omaduseks on aga muidugi arvete
vastuvõtmine erinevatest kanalitest, et
edastada neid teistele operaatoritele, ning
samuti teistelt operaatoritelt saabunud
e-arvete edastamine menetlus- või otse
finantstarkvarasse. Arvete haldusteenus
peab suutma koostada arveid ja saata
neid e-postiga operaatori kaudu või otse
pankadesse.
Millest kujuneb e-arvete ope-
raatorteenuse hind?
Operaatorid hinnastavad oma
teenuseid erinevalt. Mõni on
kehtestanud tasu iga tegevuse eest:
ostuarve vastuvõtmine teise operaatori
võrg ust, ost uar ve suunamine
menetlustarkvarasse, müügiarve vastu-
võtmine finantstarkvarast, müügiarve
edastamine teisele operaatorile,
ostuarve arhiveerimise tasu, müügiarve
arhiveerimise tasu, e-kirjaga saabuva
arve digiteerimise tasu, iga lisanduva
arvemenetleja tasu jne. Näiteks
Amphora E-arve (www.amphora.ee)
sisaldab nii operaatorteenust kui ka
arvehaldus- ja menetluskeskkonda.
Samuti saab Amphoras e-arveid
arhiveerida, laadida alla pangakontode
väljavõtteid müügiarvete ja laekumiste
automaatseks seostamiseks, seadistada
meeldetuletuste saatmist ning koostada
müügireskontro aruannet. Soovi
korral on võimalus kasutada ka ainult
operaatorteenust.
www.amphora.ee
1 Eesti Ettevõtja