Siris. Kirjastus Üks Eesti Ettevõtja 2018 | Page 10

Korrektne infohaldus kui ettevõte süda, mille valikul tuleb olla hoolikas! Infohaldus tähendab tänapäeval palju enamat kui lihtsalt dokumendihaldust või kirjade liikumise registreerimist. Tegu on võimsa juhtimisvahendiga, mis peab tagama ettevõtte efektiivse toimimise. Kuidas muuta ettevõtte infohaldus tõhusaks ja tagada, et informatsioon ei kaoks ettevõttest koos inimestega, vaid oleks talletatud digitaalses mälus? Nõu annab enam kui 20-aastase kogemuste pagasiga tarkvaraarendusettevõtte Interinx juht Ingmar Pappel. Kaasaegsed infohaldustarkvarad võimaldavad luua ja töödelda väga erinevat liiki informatsiooni, olgu selleks majasisene dokument, kiri, sündmus, e-arve, kliendikirje, e-kiri või projekt. Infohaldus on kui katus, mis koondab eri süsteemid ja peab tagama andmete ühtsuse, vähendades seejuures ka tarbetut dubleerimist. Päris sagedane on olukord, kus asutuses on üks ja sama andmebaas (nt klientide andmestik) dubleeritud mitmes paigas ja erinevate tarkvarade abil alates Excelist kuni Outlooki kontaktide andmebaasini. See võib omakorda põhjustada info väärkasutust ja erisust andmebaaside vahel. Hea infohaldustarkvara üks eesmärk ongi olla ühtne repositoorium ettevõtte teabe jaoks, mis liigub erinevaid kanaleid pidi. Tegu ei pea olema tarkvaraga, mis teeb kõike, kuid see peab võimaldama koondada infot teistest asutuse jaoks olulistest infosüsteemidest liideste ja kokkulepitud menetlusvoogude kaudu. Samuti teevad juhtide jaoks töö lihtsamaks aruanded töötajate täitmata ülesannete ja ressursikasutuse kohta, mida võimaldab genereerida infohaldustarkvara andmestik. Peale igapäevase infokasutuse on oluline ka teabe nõuetekohane digiarhiveerimine: arhiivitoimikuid, säilitustähtajad ja hävitamise dok u menteer imine. Digitaalne all k ir jastamine ID -kaardi ja Mobiil-ID abil peab olema samuti infohaldustarkvara koosseisus ja olema säilitatud nõuetele vastavaks ajaks. 10 Tarkvara üksinda ei lahenda teie muresid probleemi sõnastamine – millisele probleemile otsitakse lahendust ja millist kahju see probleem põhjustab; organisatsiooni kompetentsuse ja rahaliste võimaluste tuvastamine nii IT kui ka infohalduse valdkonnas – kas on tööl IT-spetsialist ja/või info- ja dokumendihalduse spetsialist ning millises mahus saab teha kulutusi; info kogumine valiku jaoks – kodulehtedega tutvumine, esitluste vaatamine ja läbirääkimised. Soovitav on vältida esimese ettejuhtuva tarkvara kasutuselevõttu põhjusel, et see on odav. Alati tasub hinna üle veidi kaubelda, võimalik, et säästate raha täiendava koolituse jaoks; sobiva lahenduse valik ja lepingu sõlmimine; juurutamine, arendused ja koolitused; kasutamine ja järelanalüüs, kas probleem sai ikka lahendatud. Näiteks infohaldustarkvara Amphora Professionali (www.amphora.ee) puhul on välja töötatud kindel juurutusmetoodika, mis on aidanud paljudel ettevõtetel kiirelt ja hõlpsalt oma infot korrastada. Otsustades Amphora kasuks, ei piirduta vaid tarkvarale juurdepääsu tagamisega, vaid mõeldakse põhjalikult läbi, milliste etappide kaupa ja millised funktsioonid tarkvaras käivitatakse. Kusjuures, kui klient on oma otsuse ühe või teise tarkvara kasuks teinud, algab tegelikult alles tõeline töö. Kuigi probleemi sõnastamine ja tuvastamine on esimene samm kaosest korrani, eeldab lõppeesmärgini jõudmine omakorda pingutust ja kaasamõtlemist, et infohaldus saaks korrastatud ja kõik vajalik ühte kohta koondatud. Mõelge järele, milline on teie ettevõtte suurim probleem Kindlasti ei ole õigesti sõnastatud probleemiks teadaanne, et on vaja dokumendihaldustarkvara! Kui pole teada, kas ja milliseid probleeme see lahendab, ei tohi lahendusega kiir ustada. Esimese sammuna peakski seega sõnastama õigesti organisatsiooni põhiprobleemi. Näiteks: „Kliendid pole rahul sellega, et sageli jäävad e-kirjad vastamata“, „Kaotame raha! Puudub ülevaade, millal hakkavad lepingud lõppema, et saaksime võtta uued soodsama hinnaga pakkumised“, „Nõukogu protokollide allkirjastamine e-kirja teel on üks väga tülikas ja aeganõudev tegevus“, „Kasutame paljusid erinevaid 1 Eesti Ettevõtja