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ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO Dopo aver individuato le diverse priorità occorre organizzare il lavoro . Nel fascicolo di settembre abbiamo visto come Kanban è uno strumento estremamente utile in questa fase . Sono tuttavia anche qui presenti diversi metodi / strumenti , ad esempio Action Method o Getting Thing Done . Quest ’ ultimo , altresì conosciuto come “ Detto , Fatto !”, è stato introdotto nel 2000 da David Allen , consulente di produttività , che rivede il concetto di organizzazione del lavoro attraverso la frammentazione dei singoli progetti in micro-obiettivi ed azioni . Questo metodo si compone di cinque step che consentono alla nostra mente di rimuovere tutte le distrazioni e concentrarsi sull ’ esecuzione delle diverse azioni . Le cinque fasi sono : 1 . Raccogliere tutte le cose da fare , registrandole di getto , in ordine sparso e scrivendo tutto ciò che ti preoccupa , ti stressa o sai di dover fare . L ’ obiettivo di questa fase è svuotare la mente .
2 . Precisare ovvero trasformare le idee raccolte in azioni . Come ? Spezzettando ogni progetto in azioni meno impegnative che possono essere affrontate senza ansia . Se in questa fase noti che un ’ azione può essere svolta in un tempo inferiore ai due minuti , falla subito .
3 . Organizzare . In questa fase dovrai definire le priorità delle singole azioni , stabilire cosa può venir delegato o rimandato ed assegnare ad ognuna una data di scadenza e chi fa cosa .
4 . Verificare , almeno una volta a settimana , lo stato di avanzamento dei lavori .
5 . Fare . In quest ’ ultima fase , dopo aver organizzato dovrai affrontare in prima persona e portare a termine le cose da fare a te assegnate . È importante occuparsi di un solo elemento alla volta , ed una volta che hai iniziato un ’ attività dovrai importi di portarla a termine senza rimetterla nella lista .
GESTIONE DEL TEMPO Infine , ma non per questo meno importante , entriamo nella fase vera e propria di gestione del tempo . Anche qui vi sono diverse tecniche , come quella oramai nota del pomodoro , che suddivide il tempo in cicli di mezz ’ o- ra , di cui 25 minuti destinati al lavoro e 5 alla pausa . Qui un timer scandisce il tempo ed in quei 25 minuti dovrai concentrarti su una singola attività , eliminando qualsiasi distrazione esterna , dal controllo delle e-mail , alle notifiche social etc . Dopo 4 slot da 25 minuti , dovrai prenderti una pausa più lunga di 20 / 30 minuti dove ricaricarti . Altre tecniche sono quella del time boxing o del time blocking . La prima , simile alla tecnica del pomodoro , consiste nel suddividere le attività in parti più piccole e assegnare a ognuna un tempo massimo di tre ore per completarla . La seconda consiste invece nel dividere la settimana lavorativa in blocchi di tempo e di assegnare a ciascun blocco una attività .
TRASFORMARE IL TEMPO DA COSTO A VALORE Tra le leggi base del tempo incontriamo quella di Parkinson , che afferma che “ il lavoro si dilata fino a occupare la totalità del tempo disponibile ”. Per questo , una buona gestione del tempo , come hai visto , ti consentirà di trasformare questa risorsa da costo a valore . Definire le priorità aiuta anche a delegare e a dire di no . Indispensabile oggigiorno è inoltre utilizzare strumenti online per aiutarti nell ’ avere tutto sotto controllo . Abbiamo visto come la gestione del tempo ha un ruolo importante nel determinare il successo di un ’ azienda , consentendole di aumentare efficacia , efficienza e produttività , nonché a creare un ambiente di lavoro sereno per tutti i collaboratori . Attraverso una miglior gestione del tempo è possibile aumentare il benessere personale ed organizzativo , ridurre lo stress e bilanciare vita privata e lavorativa . Quindi è molto importante , sia per ogni azienda che per ogni persona , potenziare al meglio questa competenza . Abbiamo visto sopra come ci siano diversi metodi e strumenti per gestire al meglio il tempo aziendale , per determinare le priorità e fissare gli obiettivi , ora non ti resta che scegliere quello più adatto a te .
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