* Contratos
Como as regras do negócio e custos estão no contrato, o software deve dar uma
atenção toda especial para este quesito. Deve permitir o cadastramento destas regras,
impondo travas para não exceder os custos na operação, garantindo desta forma que
o contrato seja rentável. As principais travas a serem tratadas são:
•
Folha: Deve determinar as jornadas de trabalho com carga horária e número
máximo de funcionários e garantir que não será pago nada além do vendido.
•
Benefícios: Deve impor limites máximos para VT, VA e VR por quantidade ou
valor e garantir que o cálculo seguirá todas as variações e mutações de escalas e coberturas.
•
Materiais: Deve estabelecer os materiais, uniformes e EPIs a serem transferidos
por período para os postos e funcionários, controlando por quantidade ou orçamento.
•
Patrimônios: Deve especificar os equipamentos e suas quantidades que podem ser transferidos para os postos, impedindo situações de excesso.
Como gerir
uma empresa
de segurança
ou limpeza
estancando
custos e
maximizando
resultados”
* Importante: O sistema não deve engessar a operação. Flexibilizações devem ser
previstas, responsabilizadas e gerenciadas. Precisou enviar material além do orçado?
Ok, alguém de uma alçada superior autoriza, justifica e uma ação pode ser tomada
referente a isso, como por exemplo, cobrar ou não do cliente este excesso.
O aplicativo deve, a partir do módulo de contrato, direcionar as ações do Departamento Operacional e demais departamentos.
11.2. Faturamento
Não é possível que uma empresa que preste serviço contínuo sob contrato tenha
que todo mês lançar as mesmas notas de serviço, principalmente neste negócio onde
contratos diferentes muitas vezes possuem modos e regras diferentes para faturar.
Sendo assim, três coisas são fundamentais em um software a ser buscado:
- Deve permitir cadastrar e automatizar minuciosamente todos os critérios de faturamento dos contratos, para não correr riscos de efetuar alguma emissão errada gerando descrédito ou prejuízo (critério de notas por contrato, tributação, entre outros);
- O estoque de serviços extras a faturar (reforços) deve ser alimentado automaticamente quando o serviço é solicitado, evitando possível perda de faturamento;
- Gerar a nota fiscal eletrônica integrada com a prefeitura de forma automática e
por lote.
11.3. RH
Para o RH, o fundamental é que a operação contenha critérios para calcular e gerar
as horas variáveis para folha de pagamento, como por exemplo, horas extras, adicional noturno, intrajornada, atestados, faltas não justificadas, entre outros. Além disso,
é importante que:
- Tenha todos os dados sobre cada candidato, funcionário e ex-funcionário possibilitando anexar documentos;
- Possa acompanhar a vida do funcionário na empresa, registrando toda sua movimentação e ocorrências;
- Permita definir critérios de pagamento adotados pela empresa. É essencial que a
empresa adote uma prática de pagamento com o mínimo de exceção possível, mesmo
que isto possa não ser o ideal caso a caso, pois o custo de administração de exceções
a médio e longo prazos (considerar também demandas trabalhistas), sempre é mais
alto que a economia obtida;
- Possibilite o cálculo de apurações de folha e benefícios automatizados e com recurso de crítica antes de gerar para a folha, para se ter agilidade e certeza que se vai
pagar o correto.
Edição 116 • 2014
|39| Revista SESVESP