Revista PMI Pánama | Page 27

Esta tarea la debe hacer la PMO
La PMO puede tener muchas
funciones , esto dependerá de
las
necesidades
de
la
organización , tenemos que ir
más allá de pensar que debe
ser torre de control o pool de
recursos ,
sino
en
un
ente
catalizador
de
las
tareas
de
gestión más importantes para
que el trabajo que más valor
agregue
sea
hecho
prioritariamente , parafraseando
a
Peter
Drucker ,
hacer
correctamente
las
cosas
correctas .
En este sentido apoyarnos en la PMO para que una tarea sea realizada puede ser una buena idea si se ha determinado que entra en su marco de acción . Esto se tuvo que haber detallado en una lista de funciones y beneficios esperados . Si este no fuera el caso , querer pasar una tarea a la PMO puede implicar que la prioridad termine relegada hasta el final de la lista si es que no se rechaza de manera directa .
Hay que implementar la PMO lo antes posible
En aquellas organizaciones donde los proyectos son algo normal pero no hay una PMO implementada , esta ausencia es notoria , ya sea porque hay la percepción de que los proyectos no están marchando como deberían o porque realmente la gerencia tiende a pensar que esta solución administrativa vendrá a dar los resultados que ellos tanto están esperando .
Por otro lado hay que tener en cuenta que “ lo antes posible ” muchas veces quiere decir un periodo imposible de implementación desde un punto de vista gerencial .
En estos casos lo recomendable es ser totalmente transparente y claro respecto a la duración probable de una potencial implementación , esta en sí misma , es un proyecto . Conviene mucho más sonar inflexible o demasiado detallista en el principio del proyecto a entregar un proyecto fallido por no presionar suficiente en la planificación . Esto se dice fácil pero la mayoría de las personas encontrará que es todo un reto ser asertivos con
los Interesados internos .
¡¡ Nooo , otra vez la PMO me pide informe semanal !!
Para algunos es una pesadilla ,
para otros una petición normal .
Lo cierto es que el análisis de si
el
PM
necesita
entregar
informes semanales o en un
periodo
diferente
de
tiempo
dependerá
de
muchas
variables ,
entre
ellas
la
complejidad
del
proyecto ,
la
duración ,
el
nivel
de
incertidumbre
inicial
y
la
cantidad
de
documentación
esperada en cada etapa del
proyecto .
Informe semanal no necesariamente es sinónimo de mejores resultados en el proyecto . En muchas ocasiones el tiempo dedicado a emitir el informe es tan desproporcionado en comparación al control real del proyecto , que demerita el esfuerzo y agobia al equipo del proyecto . Este problema es más común en organizaciones matriciales débiles y en proyectos en los que la forma de recopilar y evaluar la información del proyecto aún no ha madurado suficiente , alguno podría llamarle : falta de data confiable .
Tener una PMO en la organización puede significar un grado de madurez organizacional en gestión de proyectos que ha tomado años alcanzar . También significa que hubo un grupo de personas dispuestas a ser las estacas que sostengan todo el armado que proteja los proyectos . Pero cuando la PMO evoluciona a un ritmo diferente que la organización es cuando hace falta analizar la pertinencia de reestructurar la Oficina de Gestión de Proyectos para convertirse en una Oficina de Agregación de Valor .
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