Esta tarea la debe hacer la PMO
La PMO puede tener muchas |
funciones , esto dependerá de |
las |
necesidades |
de |
la |
organización , tenemos que ir |
más allá de pensar que debe |
ser torre de control o pool de |
recursos , |
sino |
en |
un |
ente |
catalizador |
de |
las |
tareas |
de |
gestión más importantes para |
que el trabajo que más valor |
agregue |
sea |
hecho |
prioritariamente , parafraseando |
a |
Peter |
Drucker , |
hacer |
correctamente |
las |
cosas |
correctas . |
|
|
En este sentido apoyarnos en la PMO para que una tarea sea realizada puede ser una buena idea si se ha determinado que entra en su marco de acción . Esto se tuvo que haber detallado en una lista de funciones y beneficios esperados . Si este no fuera el caso , querer pasar una tarea a la PMO puede implicar que la prioridad termine relegada hasta el final de la lista si es que no se rechaza de manera directa .
Hay que implementar la PMO lo antes posible
En aquellas organizaciones donde los proyectos son algo normal pero no hay una PMO implementada , esta ausencia es notoria , ya sea porque hay la percepción de que los proyectos no están marchando como deberían o porque realmente la gerencia tiende a pensar que esta solución administrativa vendrá a dar los resultados que ellos tanto están esperando .
Por otro lado hay que tener en cuenta que “ lo antes posible ” muchas veces quiere decir un periodo imposible de implementación desde un punto de vista gerencial .
En estos casos lo recomendable es ser totalmente transparente y claro respecto a la duración probable de una potencial implementación , esta en sí misma , es un proyecto . Conviene mucho más sonar inflexible o demasiado detallista en el principio del proyecto a entregar un proyecto fallido por no presionar suficiente en la planificación . Esto se dice fácil pero la mayoría de las personas encontrará que es todo un reto ser asertivos con
los Interesados internos .
¡¡ Nooo , otra vez la PMO me pide informe semanal !!
Para algunos es una pesadilla , |
para otros una petición normal . |
Lo cierto es que el análisis de si |
el |
PM |
necesita |
entregar |
informes semanales o en un |
periodo |
diferente |
de |
tiempo |
dependerá |
de |
muchas |
variables , |
entre |
ellas |
la |
complejidad |
del |
proyecto , |
la |
duración , |
el |
nivel |
de |
incertidumbre |
inicial |
y |
la |
cantidad |
de |
documentación |
esperada en cada etapa del |
proyecto . |
Informe semanal no necesariamente es sinónimo de mejores resultados en el proyecto . En muchas ocasiones el tiempo dedicado a emitir el informe es tan desproporcionado en comparación al control real del proyecto , que demerita el esfuerzo y agobia al equipo del proyecto . Este problema es más común en organizaciones matriciales débiles y en proyectos en los que la forma de recopilar y evaluar la información del proyecto aún no ha madurado suficiente , alguno podría llamarle : falta de data confiable .
Tener una PMO en la organización puede significar un grado de madurez organizacional en gestión de proyectos que ha tomado años alcanzar . También significa que hubo un grupo de personas dispuestas a ser las estacas que sostengan todo el armado que proteja los proyectos . Pero cuando la PMO evoluciona a un ritmo diferente que la organización es cuando hace falta analizar la pertinencia de reestructurar la Oficina de Gestión de Proyectos para convertirse en una Oficina de Agregación de Valor .
PMI Panamá La Revista Pág . 27