Una de las medidas claves de una oficina de gestión de proyectos (PMO), es la capacidad de ejecución para contribuir en la entrega exitosa de proyectos, al proporcionar estándares para la gestión, empoderar a los gerentes de la organización y aumentar la visibilidad con transparencia de los proyectos.
En esta publicación, repasemos cinco pasos proactivos para hacer brillar la PMO:
1. Asegurar que todos los proyectos estén alineados con la estrategia organizacional.
Antes de que comience la planificación de cualquier proyecto, se debe realizar un análisis de beneficios para evaluar el rendimiento final esperado en cada proyecto y confirmar que se ajuste a la estrategia organizacional.
2. Involucrar a los líderes superiores y las partes interesadas.
Uno de los pasos proactivos más valiosos que puede tomar una PMO, es aumentar su propia visibilidad. Si otras divisiones de la organización no la reconocen, es probable que tampoco reconozcan el valor de la gestión de los proyectos. Invitar a las partes interesadas, es clave y marcan la diferencia en generar oportunidades de liderazgo a la PMO. Permanecer visible también ayuda a garantizar la supervivencia de la PMO y la transparencia del progreso de los proyectos, unidos al liderazgo sénior permitirá una correcta financiación, dotación de personal y uso de los recursos.
3. Demuestre el valor que aporta la PMO a la organización.
Las PMO pueden demostrar su valor mediante el uso de métricas poderosas que muestran dónde están los proyectos y hacia dónde se dirigen. Los paquetes deben incorporar métricas líderes, como el retorno de la inversión (ROI) y el índice de reserva para contingencias de riesgo, a fin de pronosticar el rendimiento futuro. Las métricas rezagadas como el tiempo de comercialización, las variaciones y el costo de la calidad (CoQ) también son indicadores del progreso del proyecto. El uso de ambos en un tablero proporciona una forma simple pero efectiva una valoración objetiva de los proyectos.
4. Simplifique los procesos del proyecto.
Otra de las contribuciones más valiosas de una PMO es establecer estándares para la gestión de proyectos en toda la organización. Si bien los estándares son importantes para la coherencia en la ejecución, es posible que no siempre se ajusten a modo de plantilla o receta exacta en todos los proyectos. Los proyectos pequeños en alcance, tiempo, recursos y personas, con unos pocos procesos centrales será suficiente para gestionarlos de forma eficaz. A medida que aumente el número de proyectos o valores mencionados, subirá la complejidad y será necesario más procesos.
5. Desarrollar una cultura de colaboración con la organización y los clientes.
Cuando una PMO trabaja de forma dinámica y proactiva dentro de una organización, es más probable que se perciba que tiene un mayor valor y que contribuye a la entrega exitosa del proyecto ya que colabora activamente con todas las partes de la organización y se comunica efectivamente con los clientes. Es un esfuerzo colaborativo y diario, donde la PMO está trabajando como facilitador para lograr la estrategia de la organización.
En conclusión, las PMO pueden lograr posicionamiento alineando los proyectos con la estrategia organizacional, involucrando a los líderes, equipos de trabajo y partes interesadas, validando su progreso y seguimiento con métricas, simplificando los procesos y contribuyendo a una cultura de colaboración. Permitiendo así un brillo duradero y que llegue a toda la organización
"Las PMO deben ser dinámicas y proactivas en lugar de estáticas y reactivas"
PMP,SMPC
Director de comunicaciones Capítulo PMI Montevideo
País: Uruguay
Fabián Crosa
PMI Panamá La Revista Pág.17