Controlar custos e garantir resultados em projetos já é uma premissa obrigatória para o sucesso das corporações.
Em tempos de crise, a importância dessas atividades se torna mais relevante. Não há espaço para investimentos que serão desperdiçados. Portanto acompanhar um "business case" se torna questão de sobrevivência.
Segundo a Pesquisa Archibald & Prado* divulgada em janeiro de 2013, o índice de atraso em projetos é de 28%. Portanto, este poderia ser um desvio normal para muitas organizações. Porém, em tempos de crise, atrasar 28% o retorno do investimento pode ser catastrófico.
A mesma pesquisa, aponta que 15% dos projetos apresentavam estouro de custos, o que em tempos de restrição orçamentária pode acarretar até no cancelamento de uma iniciativa.
Existem diversos outros fatores que podem trazer prejuízos em projetos. Porém, se nos atentarmos corretamente nos aspectos prazo e custo, já poderemos garantir uma certa minimização desta perda.
Em geral, as empresas possuem escritórios de projetos e/ou gerentes de projetos focados na execução e não nos resultados. Neste cenário o "Business Case" acaba sendo uma ferramenta de aprovação de viabilidade para início do projeto e depois é esquecido, quando deveria também ser uma ferramenta de gestão durante toda a execução do projeto.
São raras as empresas que analisam o impacto de desvios orçamentários e de prazo com foco no futuro retorno do investimento.
Imaginem um projeto de lançamento de produto. Provavelmente para definir que este produto era rentável e que a empresa deveria despender esforços para incluí-lo em seu portfólio, foram feitas projeções de custos e vendas ao longo do tempo para definir qual seria o período de recuperação deste investimento e quando este produto passaria a dar lucros efetivos para companhia. Portanto, a cada mês de atraso, o "Business Case" deveria ser revisado para aumentar a expectativa de vendas nos períodos seguintes ou ajustar o prazo de recuperação. Se este atraso gerar custos adicionais, o ajuste se faz ainda mais necessário.
Portanto, o sucesso de um projeto vai muito além de um controle de custos focado na comparação de valores orçados e realizados, e sim quando os fatos geradores acontecem na linha do tempo em comparação ao previsto no "Business Case".
Assim como, entregar um produto que funcione perfeitamente em um prazo muito acima do esperado, poderá resultar em prejuízos ou ainda inviabilizar as vendas, se o produto for de penetração sazonal no mercado alvo.
Permitam-me chamar a atenção de todos os profissionais que ainda aplicam a gestão de projetos somente com foco em execução e utilizam apenas ferramentas como cronograma e fluxo de caixa, que se aprofundem em modelos com foco em resultado. Essa pode ser a chave do seu sucesso ou mesmo sobrevivência.
REVISTA LIDER COACH | Agosto | 21
Rita Rodrigues
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
EM TEMPOS DE CRISE
Rita Rodrigues | Gerente de Projetos na Alelo, formada em Análise de Sistemas pela UNIP. Cursou MBA de TI Aplicada à Estratégia, pela FGV. Especializou-se em docência e cursa Pós MBA em Gerenciamento Avançado de Projetos. Atuou em diversas áreas como Governança de TI, Segurança da Informação, Processos e Auditoria, em empresas como KPMG, Vivo, Banco Alfa, Ipiranga e Bradesco.