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REVISTA ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR | UMA PUBLICAÇÃO DA B. W. CONTABILIDADE
iquidez. Como fazer um planejamento financeiro eficaz
No âmbito financeiro, liquidez representa a capacidade de a Instituição efetuar os pagamentos de seus custos e despesas. A gestão dos recursos financeiros deve ser contínua, para que além da liquidez, seja respeitada a pontualidade dos pagamentos.
É importante que exista uma sincronia cronológica entre as entradas e as saídas de dinheiro, para que a liquidez / solvência não seja afetada, porem os gestores da área financeira deve se preocupar com os pagamentos correntes e os futuros, e não é recomendável que isto seja feito de forma amadora.
Independentemente do tamanho da Instituição, é importante que exista uma estrutura de controle do fluxo dos pagamentos, ela deve ser composta por recursos humano, processos / normas e ferramentas.
Não conseguir efetivar os pagamentos na data do vencimento, nunca é um bom sinal, isto pode ser resultado de várias falhas de gestão, como por exemplo, as despesas são maiores que as receitas, foram feitos investimentos fora de hora, as retiradas dos sócios estão acima da realidade ou não estão sendo provisionados recursos para pagamentos futuros. Isto traz como consequência vários problemas para as operações da Instituição, afetando diretamente a qualidade dos serviços oferecidos.
Os custos de efetuar pagamentos com atraso
Custo financeiro
Os juros no Brasil estão entre os maiores do mundo, e eles não incidem somente sobre dinheiro que é tomado emprestado no sistema financeiro, mas também quando se atrasa os pagamentos aos fornecedores de produtos e serviços.
Os fornecedores possuem compromissos financeiros da mesma forma que as Instituições possuem, atrasos em seus recebimentos também acarretam pagamentos com juros, criando assim um círculo vicioso e aumento nos custos nas operações e consequentemente dos preços.
Desgaste na parceria comercial
Além dos custos financeiros, pagar fornecedores com atraso, cria desconfortos e até mesmo conflitos entre as partes. Por prejudicar e descontrolar o planejamento financeiro dos fornecedores de produtos e serviços, dependendo da estratégia que ele tem em sua Instituição, poderá trazer muitos transtornos e prejudicar na qualidade dos serviços prestados aos alunos.
Perda de poder de negociação
Se organizar para pagar produtos e serviços nas datas de vencimento é imprescindível, pois isto pode trazer benefícios como negociação dos preços, prazos e qualidade dos produtos e serviços.
Só existem benefícios em cumprir e respeitar as datas dos pagamentos aos fornecedores de produtos e serviços, para isto a Instituição deve criar uma estrutura de controle capaz de orientar e planejar seus recebimentos e pagamentos.
Provisão
Por definição, provisão é o ato de fazer a reserva financeira dos gastos futuros e também dos gastos correntes. Provisionando os recursos financeiros, a Instituição evita sofrer as penalidades dos custos comentados acima.
Previsão
Fazer a previsão antecipada dos desembolsos contribui para que os gestores do setor financeiro da Instituição planejem de forma eficiente e possivelmente de forma eficaz, todo seu ano calendário, pois as receitas das Escolas tendem a se realizar de forma linear, e muitas vezes a única alternativa de suprir a falta de recursos para pagamentos é por meio de atrasos e endividamentos.
Desenvolver previsões de desembolsos, demanda dos gestores financeiros, técnicas e conhecimentos, para que seja implementado processos bem definidos, capazes de alimentar de forma sistemática e contínua, as bases de dados que serão transformadas em relatórios gerenciais.
Controles
As estatísticas que mostram a quantidade de Instituições que fecham nos primeiros anos no Brasil são assustadoras. Quase a metade das empresas fecham as portas nos primeiros três anos de vida.
Podemos listar alguns motivos que faça com que isto ocorra, a falta de pesquisa de mercado, falta de estudo de viabilidade do negócio, elevada carga tributária, falta de planejamento, e o principal deles, a inexistência de controles, principalmente os controles financeiros.
Mesmo que a Instituição preste um serviço de excelência na área pedagógica e em sua secretaria, sem uma gestão financeira eficiente, corre-se o risco de não ser capaz de ter sua continuidade garantida, ou mesmo de não acompanhar o crescimento de sua demanda.
Ser bem assessorado na área financeira, não é ter pessoas com experiência fazendo as coisas acontecerem no dia-a-dia, é ter, além disso, controles, normas, procedimentos e bases de dados que forneçam informações que possam nortear e mostrar com exatidão a real situação financeira da Instituição, entre elas, a do contas a pagar.
Pilares básicos da estrutura financeira Financeiro | Contas a Receber | Contas a pagar
Essas rotinas, são a base fundamental da Gestão Financeira de uma Instituição, a execução dessas atividades poderá ser feita por um profissional responsável por todas, ou por um grupo executando individualmente cada uma delas, isso irá depender do tamanho da instituição. Independentemente da situação, o controle eficiente é feito através delas.
Basicamente, o financeiro / controladoria tem como missão, coletar a todo o momento informações das entradas das contas a receber e as saídas das contas a pagar. Compete ao contas a pagar e a receber, gerar informações dos eventos passados, presentes e futuros e transmitir ao financeiro, para que possa ser realizada uma projeção para um determinado período, e esta projeção geralmente é denominada como fluxo de caixa.
Fluxo de caixa
Ter uma ferramenta como o Fluxo de Caixa, significa que a Instituição possui um bom nível de qualidade em sua gestão financeira. Ela mostra em uma linha de tempo, os valores a receber e os valores a pagar da Instituição. Com isto, o gestor consegue de forma antecipada, providenciar recursos com baixo custo, ou mesmo renegociar dívidas sem transtorno para a operação.
Para chegar neste nível de gestão, os Diretores e Mantenedores de Instituições devem entender que toda a estrutura deverá ser construída de forma profissional, e se seus conhecimentos nesta área não forem suficientes, deverão buscar ajuda de um profissional como funcionário ou contratar um consultor que o desenvolva.
São inúmeros os benefícios que uma Instituição tem, quando possui uma gestão São inúmeros os benefícios que uma Instituição tem, quando possui uma gestão Econômica e Financeira profissional e eficiente. Se sua realidade é de brigar com concorrentes diretos, com certeza, ela terá uma grande vantagem competitiva, que possibilitará o alcance de seu sucesso. Econômica e Financeira profissional e eficiente. Se sua realidade é de brigar com concorrentes diretos, com certeza, ela terá uma grande vantagem competitiva, que possibilitará o alcance de seu sucesso.
Colunista convidado
Por Eduardo Cintra
Contador, Economista, Especialista em Controladoria, Pós Graduado em Gestão Financeira e mais de 10 anos de atuação em Instituições de Ensino e 3 ª Setor.
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