REVISTA ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR | UMA PUBLICAÇÃO DA B. W. CONTABILIDADE
A SANFONA E O BAIÃO
Ao longo deste quase quarto de século visitando escolas, não consigo deixar de me surpreender ao falar sobre o Contas a Pagar com uma( grande) parte dos gestores.
Certa vez, ao fazer uma visita perguntei se a escola possuía um sistema de controle do contas a pagar.
Na mesma hora o mantenedor chamou a sua secretária e pediu: – Traz o Contas a Pagar.
Do ponto de vista da quitação pontual dos compromissos, tudo certo. O problema é que a gestão do contas a pagar envolve muito mais aspectos do que a simples identifi cação e liquidação destes compromissos.
Algumas escolas que começaram a fazer uma gestão séria dos seus comprometimentos fi nanceiros passaram a colher bons resultados em um curto espaço de tempo.
Até hoje dou boas risadas com aquele mantenedor, de quem os anos de convivência me transformou em amigo:“ O controle do contas a pagar era na sanfona0 e para pagar eu tinha que dançar um baião”, comenta ele.
Colunista convidado
Por Victor de Oliveira Cosme
Diretor da Q. I. Solution- Soluções e Sistemas para Getsão Escolar, mais de 35 anos atuação na área de Tecnologia
Aí vão alguns pontos principais:
1. Preparação – Criação das contas de despesas e dos centros de custos envolvidos. O seu contador pode ajudar muito nesta hora.
2. Lançamento –“ Pênalti é tão importante que deveria ser batido pelo presidente do clube” dizia Armando Nogueira. Ao receber uma nota fi scal, a classifi cação desta despesa é tão importante que deveria ser feita pelo mantenedor da instituição. Nesta hora, nada pode ser esquecido. É hora de avaliar as discrepâncias de valores, a validade dos contratos, os documentos fi scais envolvidos. É nesta hora que a nova despesa deve ser classifi cada quanto ao tipo( plano de contas) e a área usuária do serviço que originou a despesa( centro de custo).
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3. Efetivação – se tudo é feito com planejamento, a efetivação do pagamento é a fase mais simples da operação( embora seja a mais dolorosa para o mantenedor). Checa-se novamente se os serviços foram devidamente prestados e escolhese o meio de pagamento mais conveniente. |
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4. Análise – É aqui que os frutos de uma classifi cação séria começam a ser colhidos. Relatórios vão apontar a direção de onde os recursos fi nanceiros da escola estão sendo consumidos e servirão de base para a tomada das melhores decisões. E não se engane. Uma análise razoável dos seus dados não vai consumir mais de 2 horas de sua agenda mensal. |
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