Metodyka i problemy opracowania archiwaliów rodzinnych
113
wista ma prawo do oceny dawnego układu archiwalnego i albo pozostawienie go bez zmian (gdy był prawidłowy i przejrzysty lub typowy dla danej
epoki, ewentualnie gdy zachowały się dawniejsze inwentarze) albo zrezygnowanie z niego i zastąpienie nowym układem. Nowy układ mógł być oparty na śladach dawnych porządków lub logiczno-rzeczowy, ale wzorowany
na układach kancelaryjnych i dostosowany do zachowanych materiałów23.
Jako pomoc przy opracowaniu optymalnego układu akt miał służyć dołączony schemat, dzielący archiwalia na sześć serii podstawowych, rozbitych na
dalsze podgrupy. Nawiązywał on do wcześniejszych koncepcji Polaczkówny
i Bańkowskiego, ale był bardziej szczegółowy i ustalał inną kolejność materiałów administracyjno-gospodarczych i rodzinnych, przesuwając te ostatnie
na dalsze miejsce24.
Kolejny problem, który wymuszał wprowadzanie zmian w sposobie
przeprowadzenia segregacji i systematyzacji, to obecność dissolutów. Jeśli
było ich mało, to po ustaleniu schematu dokonywano segregacji archiwaliów
w oparciu o kryteria zewnętrzne i treść na przewidziane działy, grupy, podgrupy oraz wydzielenia w odrębną grupę materiałów trudnych do podziału,
głównie luzów. Następna czynność polegała na systematyzacji archiwaliów
w obrębie utworzonych grup. Dissoluta należało włączyć do istniejących jednostek albo utworzyć nowe i przydzielić do właściwych serii. Odwrócenie
kolejności prac porządkowych miało miejsce w przypadku występowania
wyłącznie lub w większej ilości materiałów luźnych. Najpierw należało wydzielić i dokonać segregacji znajdujących się w zespole akt szytych czy tworzących zwarte jednostki. Porządkowanie dissolutów przebiegało w dwóch
etapach: wstępny podział ogólny, potem segregacja szczegółowa, połączona
z tworzeniem jednostek, którym towarzyszyła najczęściej inwentaryzacja robocza. Następnie sporządzano schemat układu akt i systematyzowano całość.
Przy zespołach o skomplikowanej strukturze wewnętrznej, zniszczeniu akt,
braku miejsca, prace porządkowe poprzedzała inwentaryzacja wstępna i systematyzacja za pomocą kart inwentarzowych25. Pomimo więc zalecanej wówczas przez władze archiwalne rezygnacji ze wstępnej inwentaryzacji kartkowej, archiwalia rodzinne wymuszały powrót do sprawdzonej i zapewniającej
uzyskanie optymalnych efektów metody, stosowanej już archiwach przedwojennych.
W instrukcji marginalnie potraktowano sporządzanie pomocy archiwalnych. Wspomniano jedynie, że po zakończeniu prac porządkowych należało
23 Tamże,
s. 213-215.
s. 216-217: I. Papiery i akta dotyczące organizacji kancelarii, zawartości i historii archiwum; II. Akta dotyczące tytułów prawnych; III. Akta charakteru administracyjno-gospodarczego; IV. Papiery i akta osobiste i rodzinne; V. Akta i papiery dotyczące działalności
względnie funkcji publicznych oraz praw zwierzchniczych; VI. Zbiory.
25 Tamże, s. 215.
24 Tamże,