YOUNG CREW
4 . Risiko . De fleste prosjekter innebærer i større eller mindre grad risikoer . Som f . eks . at leveransen av materialer du trenger er utsolgt eller har forsinket levering . Eller at det oppstår kostnader du har oversett og som du må dekke midt i prosjektgjennomføringen for å kunne fortsette ? Selv om vi tror vi har den mest robuste planen , klarer vi ikke å ta høyde for hendelser vi selv ikke kan kontrollere . På den andre siden skal man heller ikke bli bekymret for alt som kan skje og miste motet og troverdigheten på prosjektet . Heldigvis finnes det enkle verktøy som kan være med å sette risikoene i et bedre perspektiv , som en enkel risikomatrise . Si f . eks . at du skal gjøre noe så enkelt som å bytte en lyspære . Hvilke risikoer står du foran da ? Du kan få støt , du kan falle av gardintrappen , lyspæren er defekt , og det kan komme lynnedslag akkurat når du står ved ledningen . Høres farlig ut ! Kanskje like greit å la rommet være mørkt og krølle seg sammen under dyna ?
Neida , og det er her risikomatrisen kommer til nytte :
Ved å plassere risikoene på riktig felt i matrisen ut fra sannsynlighet ( probability ) og skadeomfang ( impact ) vil det gi deg et nytt perspektiv på hvilke risikoer du bør se nærmere på . Dermed ser det ikke så farlig ut å bytte lyspære allikevel . Et lynnedslag kan gi veldig alvorlig skade om du holder i pæren akkurat når det skjer , men hva er faktisk sannsynligheten for at det skjer ? Og den risikoen kan du enkelt unngå ved at du tar en titt ut av vinduet og sjekker været før du startet . Derimot er støt fra ledningen en mer vanlig hendelse . Så hva kan du gjøre for å minimere denne risikoen ? Du gjettet riktig ! Skru av sikringen . Plutselig ble dette et prosjekt hvor du har hatt en vurdering av risikoene og gjort nødvendige tiltak for å minimere sannsynlighet eller utfall . Hensikten er å avdekke medium til høye risikoer og der det er mulig , å redusere skadeomfang eller sannsynlighet for at hendelsen skal oppstå .
5 . Fremdriftsplan . En fremdriftsplan kan være veldig nyttig og gi verdifull oversikt over når og hvilken rekkefølge du bør utføre de ulike oppgavene . Skal du f . eks . arrangere en fest og innrede lokalet , kan du gjøre det lurt i å vite antall gjester før du bestemmer deg for lokale , slik at du kan få et lokale som rommer tilstrekkelig med sitteplasser . Når lokalet er ordnet til ønsket dato kan du sende invitasjoner , booke catering , lyd og lys , rengjøring i etterkant osv . I denne prosessen er det også viktig å se på hvilke avhengigheter de ulike aktivitetene har med hverandre . Dette danner grunnlaget for rekkefølgen , slik at du kan utføre de viktigste oppgavene i prioritert rekkefølge og åpne opp for at etterfølgende oppgaver kan utføres . Skal du pusse opp et hus eller leilighet kan det være lurt å legge inn oppgaver per rom , slik at
18 PROSJEKTLEDELSE • NR . 4 2020