TEMAMØTE
Svein Zakariassen, Communicate AS, snakket
om «Endringshåndtering i IT-prosjekter». Han
startet med å presisere forskjellen mellom
Endringsledelse; prosessen med å endre
og tilpasse kundens arbeidsprosesser og
organisering for å kunne få størst mulig
nytte av de leveransene som prosjektene
har ansvar for. Endringsstyring i prosjekt;
organiseringen og prosessen som iverkset
tes for å holde kontroll med alle endringer
innenfor rammen av prosjektet, i forhold til
det som til enhver tid er avtalt i kontrakten.
Svein Zakariassen
Grunnlaget for en effektiv endringsstyring star Endringsanmodninger (EA) kan komme fra: Kun
ter allerede i tilbudsfasen. Husk at alt vi skriver den, Underleverandører (inkludert drift) og Leve
og sier i tilbudet vårt til Kunden vil være med på randøren (prosjektet). En EA bør minimum inne
å forme hvordan Kunden oppfatter hva vi skal holde en detaljert beskrivelse av endringen,
levere og hvordan dette skal gjøres. Det er derfor hensikten og nytten av endringen og hvor viktig
svært viktig at vi uttrykker oss konkret og presist, den er i forhold til andre oppgaver (prioritet). Alle
samt at vi er tydelige på eventuelle forutsetnin endringer vil påvirke prosjektet på en eller annen
ger for våre leveranser. måte. Dette er det svært viktig å ha kontroll på for
å kunne lykkes. Beskriv endringen, hvordan den
Det er kontrakten som er det formelle grunn vil påvirke løsningen, framdriftsplanen, ressurs
laget for endringsstyring, og en god kontrakt situasjonen, risikoen i prosjektet og økonomien.
er viktig for å unngå for mye konflikter, uenig Husk å ha med frist for å akseptere det utarbei
het om omfang og uenighet om hva man skal dede endringsforslaget. Ikke glem at det også
levere. Det er også viktig med klar avgrensning skal tjenes penger på endringene! Det betyr at PE
på hva Kunde og Leverandøren har ansvar for. må ta stilling til hvor mye påslag det skal være
på kostestimatene før de sendes til Kunde. Husk
Ved Prosjektoppstart må Prosjektleder sette seg
også å inkludere risikopåslag.
nøye inn i kontrakten og omfanget på det som
skal leveres. Prosjektdeltakere må sette seg inn Alle endringer må registreres fortløpende, og der
i de delene av avtalen som angår det området de status i behandlingen fremgår. Endringsarbeid
har ansvar for. Endringsprosessen må beskrives følges opp og rapporteres deretter som en del av
og et endringsråd som har ansvar for å behandle kontrakten. Etter at leveranser (også dokumen
alle endringsanmodninger (EA) må etableres. All ter) er godkjent, er de underlagt endringskontroll.
håndtering av endringer må behandles skriftlig.
Alle signerte endringer er en del av kontrakten, og «Endringshåndtering i prosjekter i Olje/Gass»,
skal formelt sett behandles på samme måte som Erfaringer og metoder som benyttes hos Kværner
selve Kontrakten. De skal godkjennes i henhold ved Sven Nicolaisen, Kværner AS var neste bolk.
til fullmakt og lagres sammen med kontrakten. Kværner gjennomfører EPC kontrakter som er
PROSJEKTLEDELSE • NR. 3 2018 21