PP2020
Dagens digitaliseringssamfunn krever en annen samarbeidsmodell mellom kunder og leverandører der kunde og leverandør må jobbe sammen på en mer agil og fleksibel måte var deres åpningspostulat . Dynamisk anskaffelse er en innkjøpsprosess der man av ulike årsaker ønsker å gå tidlig ut til markedet og gjøres ofte av innkjøpsavdelingen . Dette gjøres tidlig for å benytte smidigheten i prosessen og før det er etablert store dokumenter med detaljert spesifikasjon av hva som ønskes levert . « Vi vet omtrent hvor vi vil , men ikke hvordan vi kommer oss dit » er gjerne et utsagn i forbindelse med større IT-prosjekter som medfører store investeringer , men med usikker verdi og problemer med å spesifisere alle behov up front . Prosessen starter med intern planlegging der prinsipper for innkjøp og overordnet omfang av leveransen for å identifisere leverandører og komme tidlig ut i markedet . Deretter følger Kickoff møter og dialog med leverandører med påfølgende utarbeidelse av teknisk dokumentasjon og planlegging av møter mellom leverandører og tekniske team hvis relevant . Så følger kommersiell kontraktutarbeidelse og forhandlinger . Denne prosessen strekker seg over 3-6 måneder . Dynamisk anskaffelse egner seg der det er ny teknologi og virksomheten har begrenset kompetanse og kunnskap om den eventuelle løsningen . Det er behov for mye dialog og workshops underveis for å finne den riktige løsningen .
Den kontraktmessige siden ved « Sourcing av agile tjenester » ble deretter gjennomgått . Overgang fra mere rent juridiske kontrakter « for å vinne i rettsalen » til mer samarbeidskontrakter med vinn-vinn situasjon for alle parter . Noen utfordringer med smidige avtaler ble listet opp :
• Agile / Scrum er ikke primært designet for å håndtere relasjoner mellom kunde og leverandør , men for å forbedre programutvikling
• Mer ansvar på kunden for å håndtere kontinuerlige endringer
• Mer vanskelig å få en leverandør til å ta et totalansvar
• Fastpris modell er mer vanskelig .
Karsten Eskeland
Det man faktisk kjøper er en kontinuerlig leveranse fra et team i motsetning til ferdig spesifiserte prosjekter ifølge Eskelund . Klargjøring av samarbeidsform og ansvar er vesentlig når man setter opp kontrakten , og kompetansen på teamet påvirkes også av leveransemodellen . Prisformat ved smidige prosjekt ble anbefalt som en mellomting mellom fastpris og timer / kostnader med klare avtaler og forpliktelser fra begge parter . Hvordan skal vi måle at vi får det vi er lovet eller ikke i en slik vinn-vinn setting i agile kontrakter ? Vi må måle ofte mot plan på aktiviteter som timer , antall møter , testing , oppdatert backlog osv . Output må også måles som f . eks . antall kodelinjer , user-stories som er klare til testing , funksjoner satt i produksjon . Som tredje hovedgruppe er konsekvens for kunde som « penger spart », økt omsetning og kundetilfredshet . Kontrakten kan også korrigeres underveis etter gjennomføring
Are Sørli
16 PROSJEKTLEDELSE • NR . 1 2021